5 questions les plus fréquentes sur l'audit Qualiopi

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5 questions les plus fréquentes sur l'audit Qualiopi

Contexte

C’est parti, vous êtes convaincu·e·s de vous engager dans la démarche de certification Qualiopi. Vous avez dégagé du temps dans votre planning et/ou vous avez fait appel à des brillantes spécialistes comme nous (#rire 😉) pour vous soutenir dans cette démarche. 

Vous avez cependant quelques craintes notamment au niveau de l’audit ! Nous comprenons. C’est d’ailleurs pour cela que nous avons créé la Masterclass – “Préparer l’audit de certification Qualiopi “. 

Voici 5 questions que l’on nous pose le plus souvent et pour lesquelles vous trouverez d’ores et déjà une réponse ici. 

1. Qui doit être présent pendant l'audit Qualiopi ?

La direction de l’organisme de formation doit être présente ou représentée, au minimum lors de la réunion d’ouverture et de clôture.

L’auditeur/ice sera ensuite accompagné·e tout au long de l’audit par le représentant de l’organisme. Ce représentant (qui a la mission “officielle” de piloter la Qualité dans l’organisme de formation) aura plusieurs missions :

  • aider l’auditeur/ice et veiller à ce que le plan d’audit se déroule comme prévu,
  • donner les explications nécessaires et répondre aux questions de l’auditeur/ice.

L’auditeur/ice doit s’assurer que les processus sont définis et pilotés (rôle de la direction) mais aussi et surtout connus et appliqués (rôle de l’équipe de l’organisme, quelle que soit sa taille).

Par ailleurs, toutes les fonctions exercées au sein de l’organisme peuvent être mobilisées lors de l’audit, elles doivent être en mesure de répondre aux questions de l’auditeur·ice.
En revanche, il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J  !

ps : et on sait bien que parfois, vous serez seul·e à tout gérer !

2. L'audit est-il obligatoirement réalisé sur site ?

Comme le savez peut-être déjà, la certification Qualiopi engage votre Organisme de Formation pour 3 ans avec 2 audits à planifier avec le même organisme certificateur :

Rappel des 3 audits à réaliser

  1. l’audit initial après lequel si l’auditeur·ice ne relève aucune non-conformité, vous sera délivré votre certificat.
  2. L’audit de surveillance (ou de suivi) réalisé réalisé entre le 14ème et le 22ème mois, suivant la date d’obtention du certificat

Quant à l’audit de renouvellement, nous vous conseillons de le planifier avant l’expiration de la certification (soit 36 mois).

A réaliser à distance ou sur site ?

L’audit initial est obligatoirement réalisé sur place. L’audit de surveillance est réalisé par défaut à distance et peut, dans certains cas, être réalisé sur site.

Quant à l’audit de renouvellement, il est réalisé obligatoirement sur site.

NB spécial #covid : il est possible de réaliser l’audit initial en distanciel. Dans ce cas, l’audit de suivi/surveillance sera obligatoirement réalisé sur site.

Combien coûte (en moyenne) un audit de certification ?

Les tarifs de la journée d’audit varient entre 850 et 1200 € HT.  Nous vous conseillons de comparer les prestataires sur le marché. 

En effet, certains organismes certificateurs peuvent facturer une prestation d’audit comprenant l’intégralité des étapes de la certification, tandis que d’autres factureront individuellement certains actes en plus de la prestation d’audit. 

Quelle est la différence entre une non-conformité mineure et une non conformité majeure ?

De base, une non-conformité est “un écart par rapport aux attendus d’un indicateur du référentiel “.

Une non-conformité est basée sur des faits incontestables (et donc vérifiables). Cela implique que l’écart constaté fait encourir un ou des risques à l’organisme et/ou aux parties prenantes (apprenants, entreprises, financeurs…).

Une non-conformité peut être :

  • Mineure : application partielle d’un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée.
  • Majeure : lorsqu’un indicateur est totalement absent des pratiques de l’Organisme de formation et/ou si sa prise en compte partielle remet en cause la qualité de l’action de formation.

Le référentiel Qualiopi précise les indicateurs pour lesquels une non- conformité peut être mineure ou majeure dans d’autres :

  • Uniquement majeure pour les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32.

Il est donc important d’apporter un point d’attention particulier sur ces indicateurs.

Durant la journée, l’auditeur·ice pourra vous indiquer les éventuelles non-conformités qu’il/elle observera et ainsi éviter toute ambiguïté.
Les non-conformités observées sont ensuite rappelées lors de la réunion de clôture de l’audit (à la fin de la journée).

⚠️  Attention, la certification Qualiopi ne sera pas délivrée en cas de non-conformité majeure.

⚠️  Sachez également, que 5 non-conformités mineures équivalent à une non-conformité majeure.

Enfin, les conclusions de l’audit vous sont transmises selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur.

En cas de non-conformités, que dois-je faire ?

Pour les non-conformités mineures

En cas de non-conformité mineures, l’auditeur·rice vous demandera la rédaction d’un plan d’action que vous devrez lui présenter qui vous engage à “mettre en action” sous 6 mois.

Pour les non-conformités majeures

En cas de non-conformité majeures, l’auditeur·rice vous demandera les preuves des corrections que vous devrez lui présenter sous 3 mois.

Quoi qu’il en soit, votre plan d’action doit proposer des actions curatives, pour corriger la non-conformité, et des actions correctives (si nécessaire) pour éviter que l’écart ne se reproduise.

⚠️   Attention : vos actions doivent être cohérentes. Il ne s’agit pas de corriger seulement l’écart concerné mais d’agir au niveau des processus de l’organisme.

Vous devrez alors prouver par des éléments concrets que les actions d’amélioration ont été mises en œuvre de façon effective et que leurs résultats sont mesurables.

Une fois le plan d’action validé par le certificateur, il vous transmettra un certificat qui atteste atteste sa conformité aux exigences du référentiel Qualiopi sur les catégories concernées de l’article L6313-1 du Code du Travail.

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