Comment obtenir la certification QUALIOPI de son organisme de formation ?

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Comment obtenir la certification QUALIOPI de son organisme de formation ?

[Article MàJ le 7 décembre 2020]

Petit Rappel et date de mise en application de la certification Qualiopi

Tout part d’une (énième 😉) réforme gouvernementale sur le Travail et la Formation.
Muriel Pénicaud, ministre du Travail, initie la Loi « Choisir son Avenir Professionnel » et souhaite redonner du pouvoir aux individus citoyens sur leur carrière professionnelle.

En laissant des « particuliers » choisir leur Avenir et « acheter » des formations qui vont donner du sens à leur avenir professionnel, le législateur a souhaité s’assurer que les parcours de développement des compétences seront sécurisés et de qualité.

On acte ici la naissance de France Compétences, institution sous tutelle du ministère de la Formation professionnelle, qui aura pour charge d’assurer le financement, la régulation et l’amélioration du système de la FPC.

  • Juin 2019 : 2 décrets encadrent la mise en place opérationnelle pour « l’amélioration » des prestataires (décrets 2019-564 et 2019-565)
  • Juillet 2019 : le 1er guide de lecture Référentiel National est édité et mis à disposition sur le site travail.emploi.gouv
  • 31/12/2020 : date initiale « limite » pour l’application du Référentiel (et donc la certification QUALIOPI des prestataires) > repoussée suite Covid-19 au 31/12/2021

Rentrons dans les détails de la certification QUALIOPI

C’est quoi la certification QUALIOPI ?

Qualiopi est « née » le 7 novembre 2019… C’est le « logo », la « marque déposée » du Référentiel National.

Concrètement, la certification QUALIOPI, c’est le papier que vous allez encadrer et poser sur votre cheminée 😉

C’est la concrétisation, la confirmation que vous respectez le Référentiel National Qualité. Un certificateur a envoyé un auditeur chez vous, il a constaté que c’était OK et vous a délivré la « certification».

A qui s’adresse la certification QUALIOPI ?

La certification Qualiopi s’adresse à tout Organisme prestataire d’actions qui développe des compétences chez les individus (d’où la tentative d’acronyme « OPAC » qui a essayé d’émerger en 2019… je vous laisse deviner pourquoi ça n’a pas « pris » 😉 ).

En clair, on a mis dans cette catégorie :

  • les organismes de formation
  • les CFA centre de formation des apprentis,
  • les CBC centre de bilans de compétences
  • les Centres d’accompagnement à la VAE validation des acquis de l’expérience

Ce que je souhaite ici préciser, c’est que cette certification s’adresse à votre « structure ». Même si vous êtes seul/e, c’est l’organisme qui est concerné. La certification sera délivrée à la structure, au « SIRET » !

On cherche à savoir si la structure est « capable » d’organiser des prestations de qualité, tant dans la conception, l’organisation, l’animation que dans l’analyse des retours satisfaction et donc si elle est capable de s’améliorer.

(ce qui signifie qu’on ne cherche pas à voir si vous êtes un « bon » ou un « mauvais » formateur !)

A quoi sert la certification QUALIOPI ?

Des objectifs différents en fonction des interlocuteurs

La certification Qualiopi a plusieurs objectifs selon d’où on se place (d’après nous !) :

  • pour le législateur / pour le client : prouver par un logo unique (qui va devenir une « référence ») que le prestataire a validé une démarche qualité interne d’amélioration et donc : qu’on peut lui faire confiance sur son engagement à délivrer des prestations de qualité
  • pour l’organisme de formation :

pouvoir continuer à bénéficier des financements mutualisés (Etat, OPCO, Pôle Emploi, région, etc…) (soyons sincères, sans cela, peu s’y seraient penchés !)
améliorer réellement ses prestations (oui, on le croit vraiment !) et donc #cascade :
avoir des clients + contents qui reviennent ou le recommandent
augmenter sa propre satisfaction
augmenter ses prix
👉 développer son chiffre d’affaires / sa notoriété !

Comment ça fonctionne ?

Répondre aux 7 critères Qualité

Le référentiel Qualité de France compétences vient d’être mis à jour. 

Comme pour le Datadock (vu que c’est la même loi Qualité qui a été actualisée !), le Référentiel National Qualité (RNQ) est chapitré en 7 parties (les 7 critères de la Loi), sous-divisés en indicateurs.

Selon que vous serez OF, CBC, VAE, CFA, selon que vous délivrerez des formations certifiantes (RS/RNCP donc finançables par le CPF si ça vous parle davantage !)
👉 vous ne serez pas concerné par le même nombre d’indicateurs.

Le « tronc commun » = pour tout le monde, sans négociation = 22 indicateurs
Les 10 autres, ce sont des « spécifiques », je vous laisse voir si c’est pour vous ou pas. 

Je pourrais vous détailler ici chaque indicateur et vous dire, prenez une page par indicateur et dites ce que vous faites, trouvez des preuves et gardez tout dans un classeur.

🙂 MAIS NE FAITES PAS CA 

C’est tout le contraire. Examinez ces indicateurs, décortiquez-les, comprenez leur objectif et voyez ce que vous faites déjà par rapport à cela.
Vous déciderez alors :

  • De continuer certains de vos fonctionnements
  • De modifier/améliorer certains autres
  • De mettre en place certains autres
  • D’arrêter de faire certaines choses finalement inutiles

Pour nous, et c’est essentiel, vous ne devez avoir que 2 objectifs que vous garderez tout au long de la démarche :

  1. Améliorer les compétences de vos stagiaires
  2. Obtenir la satisfaction de vos clients (qui peuvent être vos stagiaires (ou pas !) 😊)

Les 7 critères Qualité

7 critères Qualité

Comprendre la démarche Qualité et l’amélioration continue

S’engager dans une démarche de certification, c’est d’abord commencer par intégrer (je simplifie) une logique pour son activité professionnelle d’amélioration continue orientée vers la satisfaction client. 

Amélioration continue = apprendre de ses erreurs ou des petits soucis rencontrés, se dire qu’on fera toujours mieux demain et chercher à trouver la cause (voire même imaginer ce qu’il pourrait se passer) pour mettre en place des solutions qui empêchent cette cause

Satisfaction = viser la satisfaction des stagiaires, des clients / prescripteurs… mais aussi de vos formateurs/trices, de vos partenaires, etc… Ce qu’il faut aussi savoir avant de s’engager, c’est que le concept de la qualité, c’est la preuve.

Ce qui est affirmé sans preuve peut être nié sans preuve” – Euclide

En clair, si vous le dites, si vous le faites, prouvez-le. Prévoyez des tableaux de bord avec des indicateurs parlants, organisez et décrivez votre organisation, tenez un journal de bord… Une fois cette logique intégrée, le reste devrait couler tout seul… ce ne sera plus que de la formalisation, description, … des preuves 😉 … à apporter pour valider vos audits.

Le vocabulaire de la Qualité est spécifique, comme tout métier, tout référentiel. Suivez les étapes, décryptez… et n’ayez pas peur de vous faire aider !

Roue de Deming

Les audits : quels sont les 3 types d'audit, comment ça marche, les attentes des certificateurs, combien ça coûte ?

Choisir un organisme de certification

Tout d’abord, il est important de vérifier que votre certificateur est accrédité par le COFRAC. Voir la liste des organismes certificateurs accrédités par le COFRAC

Vous pouvez également sélectionner un certificateur accrédité en fonction de son expérience. 

Je m’explique : nous retrouvons dans cette liste des certificateurs qualité généralistes (AFNOR, VERITAS, SGS etc) et des certificateurs historiques dans la formation (ISQ, ICPF, etc).

Vous pouvez également faire le choix de faire confiance à des nouveaux acteurs (Qualitia, Qualianor…). 

Les organismes certificateurs vont être débordés de demandes et l’échéance arrive vite, je vous conseille de commencer dès à présent votre propre audit des solutions du marché !

Les 3 types d'audits

Les audits, c’est la « consécration ».
C’est la conclusion de votre réflexion, de vos ajustements.
C’est la reconnaissance de votre professionnalisme, de la qualité de vos actions de formation.

Dans le concept de certification, il existe 3 types d’audit :

  • L’audit initial : c’est quand l’auditeur vient auditer une structure qui débarque dans la démarche. C’est nouveau, c’est une mise en place pour l’organisme de formation. C’est un « baptême » !
  • L’audit de suivi : sur Qualiopi, la certification est délivrée pour 3 ans. Si on ne vient pas vérifier que tout va bien au milieu, il y a des risques que la structure se soit éloignée de la voie de la qualité (métaphore 😊)
  • L’audit de renouvellement : le certificat va expirer. Vous souhaitez (ou devez si vous êtes toujours dans une vision négative 😉) continuer à être certifié. Il est nécessaire de réaliser un audit pour obtenir la mise à jour de votre laisser-passer !

Le prix des audits de certification

Le Prix : sur la base d’une journée d’audit (OF sans autres prestations et avec moins de 150k€ de CA), les prix constatés sur 2020 sont annoncés entre 1400 et 1800 € pour les 3 ans (donc a peu près 500€/an… et je vous laisse faire la division avec votre nombre de jours travaillés ou nombre de stagiaires !)

L'accompagnement à la mise en place de votre système de management de la qualité

Si on fait la comparaison, le certificateur, c’est l’organisme de formation.

L’auditeur, c’est le formateur.
Et vous… quand vous allez former un groupe de stagiaire, quel est votre objectif ? Les faire échouer ou les engager dans la démarche ?

L’auditeur est là pour analyser le risque vis-à-vis du client en se basant sur un Référentiel. Il restera objectif et neutre (il est payé pour cela !)… mais (au cas où vous en ayez de mauvais souvenirs !) Vous ne passez pas le Baccalauréat ou un Doctorat ni même le permis de conduire. #promis

De tous les retours que nous avons aujourd’hui, tous les audits ont été réalisés avec objectivité, bienveillance et professionnalisme et nos stagiaires & clients disent que c’est une expérience positive (autant la démarche de mise en place que la journée d’audit !)

Il y a une dernière chose, pour conclure et rester sur la comparaison ci-dessus…
Est-ce que vos stagiaires se font former pour faire plaisir au formateur ? Nooooon !
Alors ne faites pas Qualiopi pour faire plaisir à l’auditeur. Aucun intérêt.

Gardez vos 2 objectifs en tête. Cela suffira.
Le Guide du Référentiel vous servira uniquement à savoir où placer le curseur !

Alors ??? convaincu/es ?? on va ensemble la chercher cette Certification Qualiopi ?!

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