De la loi à l'audit qualité : s'engager dans une démarche d'amélioration continue

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De la loi à l'audit qualité : s'engager dans une démarche d'amélioration continue

Février 2020. Le Référentiel National de Qualité (RNQ) écrit par France Compétences a été publié sous forme de Guide de Lecture

Aujourd’hui, c’est important pour nous de faire un point sur ce qui sera possible et comment vous devez être transparent en tant que futur “OPAC”* (#jeudemots). C’est aussi l’occasion de vous rassurer si vous êtes un “petit” ou un “nouvel” organisme de Formation. Vous êtes tout à fait compatible avec le Référentiel National Qualité.

*OPAC : organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (l’acronyme OPAC n’est pas encore d’usage courant, on parle aussi de OPC, PAC, etc…)

De la loi aux preuves

La loi a été actualisée et présente désormais 7 critères…! 

On en parle dans notre article “Nouveau Référentiel National Qualité Formation : le 7ème critère de France Compétences.

Quoi qu’il en soit (et peu importe le nombre) pour qu’une personne extérieure à votre activité puisse vérifier que vous respectez la loi, les critères qualité sont traduits en “indicateurs” ou “exigences”.

Indiquer : Faire connaître (à qqn) la chose ou la personne qu’il a besoin de connaître.

Exigences : ce qui est réclamé comme nécessaire = ensemble de principes à suivre pour être conforme à un référentiel bien défini

Il a fallu se mettre d’accord sur la manière de juger si les organismes de formation respectaient ou non la loi (comme vous pour savoir si vos stagiaires ont acquis (ou non) les objectifs de compétences fixés en amont de la formation).
Une fois que vous savez ce qu’attend l’auditeur (vérificateur, certificateur…), vous devez construire un système “qualité” (documenté) qu’il examinera et pour lesquelles il aura sans doute besoin de précisions. Ces précisions seront éclaircies lors de l’audit qualité.

Des preuves à l'audit qualité

Qu'est ce qu'un audit qualité ?

Une fois que vous avez fourni des preuves, le certificateur mandatera un auditeur qui viendra vérifier les preuves et leur bonne utilisation. Généralement, l’audit qualité se déroule dans vos locaux (il est prévu pour les organismes de formation de pouvoir réaliser l’audit dans un lieu externe).

Les différents types d’audits qualité

Il existe 3 types d’audit dans la Qualité :

  • Audit initial ou audit de certification : la 1ère fois que vous demandez à être certifié/ référencé (et vous obtiendrez une validation pour une période définie – généralement 3 ans)
  • Audit de suivi ou audit de surveillance : sert à vérifier que tout se passe bien entre 2 échéances principales
  • Audit de renouvellement : il s’agit de la même démarche que pour l’audit initial avec un historique d’activité en tant que “certifié”. Vous aurez de la matière pour prouver que vous respectez ce que vous avez décrit et ce que vous vous êtes engagés à faire.

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La démarche qualité dans la Formation

La base réglementaire

Etre un organisme de formation, c’est d’abord respecter la législation et la réglementation liée à cette activité spécifique. Pour prouver que vous êtes OK, il est nécessaire d’envoyer un dossier complet (un “échantillon”) à la Direccte la 1ère fois. Elle vérifie chaque point clé.

Après cela, si vous avez obtenu votre numéro de déclaration d’activité, vous êtes libre de travailler (sauf à renvoyer chaque année votre bilan pédagogique et financier – BPF – qui ne prouve en rien que vous respectez la loi…).

La démarche qualité “Amélioration continue”

Afin d’être cohérent, il est nécessaire d’avoir une vision d’ensemble de votre fonctionnement. S’inscrire, s’engager dans une démarche qualité, c’est être en amélioration continue et c’est la base du 7ème critère du Référentiel National.

C’est se dire que vous pouvez toujours faire mieux sur la base de 2 principes :

  • être à l’écoute
  • savoir vous remettre en question.

Et pour prouver que :

  • vous êtes à l’écoute (de vos clients, de vos prospects, de vos salariés, de vos sous-traitants, des financeurs, du monde qui vous entoure, etc.)
  • vous savez vous remettre en question (vous connaissez parfaitement votre fonctionnement, vous savez l’analyser et vous pouvez l’améliorer)

Vous devrez donc décrire vos méthodes de travail sur tous les domaines :

  • commercial (ex : comment vous trouvez de nouveaux clients, comment vous analysez les refus, etc)
  • innovation (ex : création de nouveaux programmes, adaptation aux évolutions de votre secteur, de votre public, etc)
  • pédagogie (ex : comment vous animez, comment vous mettez à jour vos supports, comment vous vous formez, etc.)
  • gestion et administration (ex : suivi financier, process d’inscription, facturation, etc)
  • suivi satisfaction (avant, pendant et après vos formations… et SURTOUT comment vous vous remettez en question par rapport aux retours obtenus)

Conclusion

La Qualité de la formation est exigée par la Loi si vous souhaitez utiliser les budgets mutualisés (OPCO, Régions, Pôle Emploi, …) et aussi par certaines entreprises de + de 50 salariés, qui malgré un financement en fonds propres, exigent cette Certification pour valider la Qualité de leurs prestataires.
  • Option 1– Vous répondez aux exigences/questions avec le strict minimum, vous faites venir un auditeur (en espérant tomber sur une personne très compréhensive et peu investie…) et vous croisez les doigts pour être certifié sans trop de peine… #boncourage .
  • Option 2– Vous êtes en activité depuis longtemps, vos clients vous font confiance, vos stagiaires sont satisfaits, vos sous-traitants restent fidèles,… Vous faites donc déjà un travail de qualité. .
Inutile de vous dire quelle option nous avons choisie chez OK Solution depuis 2007… 🙂 Préparons ensemble 2021 : Vous partagez notre vision de la Qualité de la Formation ? Vous avez besoin de conseils ou d’accompagnement pour initier votre démarche ? Nous sommes à votre disposition.
2 Commentaires
  1. Bonjour,
    Je me permets de vous contacter car je ne trouve pas l’information sur d’autres sites
    Comment se passe l’inscription pour faire parti du référentiel national ?
    Nous sommes un organisme de formation
    Merci de votre retour;
    Marine

    1. Bonjour Marine,

      A ce jour nous avons connaissance du nouveau référentiel national. Celui-ci est lié à une procédure d’audit et les certificateurs/auditeurs ne sont pas encore connus. Dès que ceux-ci seront accrédités, la démarche de certification pourra débuter. Nous vous tiendrons informés par la parution d’un article dès que nous en saurons plus. En attendant, vous pouvez suivre l’actu de la réforme en vous inscrivant à notre newsletter : https://www.oksolution.fr/inscription-newsletter/
      A très bientôt,

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