De la loi à l'audit : s'engager dans une démarche qualité

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De la loi à l'audit : s'engager dans une démarche qualité

Février 2019. Le Référentiel National de Qualité écrit par France Compétences se dessine au moment où nous écrivons ces quelques lignes. Aujourd’hui, c’est important pour nous de faire un point sur ce qui sera possible et comment vous devez être transparent en tant que futur “OPAC”* (#jeudemots). C’est aussi l’occasion de vous rassurer si vous êtes un “petit” organisme de Formation.

Vous êtes tout à fait compatible avec le Référentiel National.

*OPAC : organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (l’acronyme OPAC n’est pas encore d’usage courant, on parle aussi de OPC, PAC, etc…)

De la loi aux preuves

Rappel des 6 critères qualité actuels

Extrait du livre Blanc “5 étapes clés pour créer son organisme de formation

6 criteres loi - ok solution

Demain, il y aura 7 critères…! on en parle dans notre article “Nouveau Référentiel National Qualité Formation : le 7ème critère de France Compétences” .

Quoi qu’il en soit (et peu importe le nombre) pour qu’une personne extérieure à votre activité puisse vérifier que vous respectez la loi, les critères qualité sont traduits en “indicateurs” ou “exigences”.

Indiquer : Faire connaître (à qqn) la chose ou la personne qu’il a besoin de connaître.

Exigences : ce qui est réclamé comme nécessaire = ensemble de principes à suivre pour être conforme à un référentiel bien défini

Il a fallu se mettre d’accord sur la manière de juger si les organismes de formation respectaient ou non la loi (comme vous pour savoir si vos stagiaires ont acquis (ou non) les objectifs de compétences fixés en amont de la formation).

Une fois que vous savez ce qu’attend l’auditeur (vérificateur, certificateur…), vous devez construire un système “qualité” (documenté) qu’il examinera et pour lesquelles il aura sans doute besoin de précisions. Ces précisions seront éclaircies lors d’un audit.

Des preuves à l’audit

Qu’est ce qu’un audit ?

Une fois que vous avez fourni des preuves, le certificateur mandatera un auditeur qui viendra vérifier les preuves et leur bonne utilisation. Généralement, il se déroule dans vos locaux (il est prévu pour les organismes de formation de pouvoir réaliser l’audit dans un lieu externe).

Les différents types d’audits

Il existe 3 types d’audit dans la Qualité :

  • Audit initial ou audit de certification : la 1ère fois que vous demandez à être certifié/ référencé (et vous obtiendrez une validation pour une période définie – généralement 3 ans)
  • Audit de suivi ou audit de surveillance : sert à vérifier que tout se passe bien entre 2 échéances principales
  • Audit de renouvellement : il s’agit de la même démarche que pour l’audit initial avec un historique d’activité en tant que “certifié”. Vous aurez de la matière pour prouver que vous respectez ce que vous avez décrit et ce que vous vous êtes engagés à faire.

Tout ce qui est décrit ici fonctionne pour :

  • La certification Qualité Formation via OPQF, Veriselect, ICPF, Afnor et autres (voir ancienne liste du Cnefop) ou même ISO, NF, etc.
  • Le Référentiel National de France Compétences

La démarche qualité dans la Formation

La base réglementaire

Etre un organisme de formation, c’est d’abord respecter la législation et la réglementation liée à cette activité spécifique. Pour prouver que vous êtes OK, il est nécessaire d’envoyer un dossier complet (un “échantillon”) à la Direccte la 1ère fois. Elle vérifie chaque point clé.

Après cela, si vous avez obtenu votre numéro de déclaration d’activité, vous êtes libre de travailler (sauf à renvoyer chaque année votre bilan pédagogique et financier – BPF – qui ne prouve en rien que vous respectez la loi…).

La démarche qualité “Amélioration continue”

Afin d’être cohérent, il est nécessaire d’avoir une vision d’ensemble de votre fonctionnement. S’inscrire, s’engager dans une démarche qualité, c’est être en amélioration continue et c’est la base du 7ème critère du Référentiel National.

C’est se dire que vous pouvez toujours faire mieux sur la base de 2 principes :

  • être à l’écoute
  • savoir vous remettre en question.

Et pour prouver que :

  • vous êtes à l’écoute (de vos clients, de vos prospects, de vos salariés, de vos sous-traitants, des financeurs, du monde qui vous entoure, etc.)
  • vous savez vous remettre en question (vous connaissez parfaitement votre fonctionnement, vous savez l’analyser et vous pouvez l’améliorer)

Vous devrez donc décrire vos méthodes de travail sur tous les domaines :

  • commercial (ex : comment vous trouvez de nouveaux clients, comment vous analysez les refus, etc)
  • innovation (ex : création de nouveaux programmes, adaptation aux évolutions de votre secteur, de votre public, etc)
  • pédagogie (ex : comment vous animez, comment vous mettez à jour vos supports, comment vous vous formez, etc.)
  • gestion et administration (ex : suivi financier, process d’inscription, facturation, etc)
  • suivi satisfaction (avant, pendant et après vos formations… et SURTOUT comment vous vous remettez en question par rapport aux retours obtenus)

En conclusion

La Qualité de la formation est exigée par la Loi. Vous avez donc 2 solutions.

Option 1– Vous répondez aux exigences/questions en faisant preuve de discipline sans trop y réfléchir. Pour le Datadock, jusque là, c’est possible. Nous sommes dans un système “déclaratif”, sans contrôle et sans mises à jour attendues… (sauf quelques rares contrôles réalisés par les anciens OPCA).

Option 2– Vous êtes en activité depuis longtemps, vos clients vous font confiance… Vous faites donc déjà un travail de qualité. OU Vous venez de démarrer votre activité de formation et vous avez conscience que vous devrez vous démarquer … Il suffira d’expliquer comment vous faites pour être dans une démarche d’amélioration continue.

Inutile de vous dire quelle option nous avons choisie chez OK Solution depuis 2007… 🙂

Préparons ensemble 2021 : Vous partagez notre vision de la Qualité de la Formation ?

Vous avez besoin de conseils ou d’accompagnement pour initier votre démarche ? Nous sommes à votre disposition.

Vous souhaitez certifier votre Organisme de Formation ? 

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