4 CONSEILS POUR PRÉPARER SON AUDIT QUALITÉ

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4 CONSEILS POUR PRÉPARER SON AUDIT QUALITÉ

Ca y est, après une préparation minutieuse, le système qualité de votre Centre de Formation est prêt. Vous l’avez créé, testé, mis en oeuvre, corrigé, amélioré. Vous êtes prêt(e) à être audité ! Nous allons ici vous répertorier quelques conseils utiles pour préparer au mieux votre audit et optimiser vos chances de certifier votre Organisme de Formation selon le Référentiel National Qualité !

Conseil n°1 : choisissez bien votre auditeur

Qui est l'auditeur ?

C’est une personne qui travaille chez un organisme “certificateur” et qui a suivi une formation spécifique de réalisation et suivi d’audit.
Qu’est-ce qu’un organisme certificateur ? Dans notre cas, c’est une entreprise qui a été accréditée par le Cofrac pour ses compétences à juger de la recevabilité d’une autre entreprise (les OPAC, incluant les OF, CFA, CBC, centres VAE) selon un référentiel précis.
La concurrence est libre et vous avez donc le choix entre plusieurs organismes certificateurs.
Au moment où nous écrivons ces lignes, ils sont en train de demander l’accréditation et nous ne savons pas encore qui l’obtiendra. Je vais donc me permettre de faire un “pari” sur une short-list : Afnor, SGS, Veritas, OPQF, ICPF&PSI (?), ISQ (?)… et peut-être d’autres… à suivre !

  • Niveau tarif : le coût d’une journée d’un auditeur est généralement compris entre 800 et 1500 €.
  • Niveau proximité : les frais de déplacement sont souvent facturés en supplément. Vérifiez donc la distance entre un auditeur et votre centre afin d’économiser quelques centaines d’euros sur ce poste !
  • Niveau disponibilité : c’est là où cela risque d’être compliqué ! les organismes certificateurs vont être débordés de demandes et le 1er janvier 2021 va arriver vite…

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Conseil n°2 : réalisez un audit interne

Cherchez vos failles !

Vous avez eu beau tout préparer et tout imaginer, un système a forcément toujours des failles.
Cherchez vos failles !
Elles sont excusables et explicables si vous les connaissez.
Il sera difficile d’argumenter devant l’auditeur si vous découvrez en même temps que lui des “loupés” dans votre organisation. 
L’audit interne permet de se mettre en situation d’audit pour l’équipe (ou même pour vous si vous êtes CFI (indépendant)… quoique c’est toujours plus difficile de s’auto-évaluer seul !). 
A la différence d’un audit “blanc” qui est généralement réalisé par un tiers, prestataire que vous rémunérez (voire même par l’organisme certificateur directement !).
Pour réaliser un audit interne, il existe (et d’ailleurs il peut être conseillé de les réaliser pendant la construction de votre système !) des grilles d’auto-évaluation basées sur les exigences du référentiel.
Prenez quelques dossiers récents et testez-les selon votre grille d’auto-évaluation. Réalisez alors les écarts ou les oublis afin de mettre en place des actions correctives !

Conseil n°3 : faites un brief de votre équipe

Partagez votre système qualité à vos équipes

Vous avez tout géré depuis le début. Vous connaissez votre système par coeur. 
Vous avez également formé votre équipe (ou vos sous-traitants) aux différents process que vous avez mis en place dans votre organisation. Bravo ! 
Un audit se prépare. C’est une course en relais… On range les dossiers, on classe et on imprime ce qui doit l’être. 
On met à jour les affichages. 
On réalise un coup de propreté dans les bureaux et les salles. 
On prépare les “pauses” café/eau/viennoiseries. 
Vous êtes une équipe pour vos clients et vous devez le rester pour la venue de l’auditeur. Chacun des membres de l’équipe pourra être sollicité par l’auditeur durant cette journée (cela sera détaillé lors du plan d’ouverture de l’audit). Soyez honnête, solidaire et bienveillants les uns envers les autres !

Conseil n°4 : détendez -vous !

C'est un échange non une sanction

Comme pour le baccalauréat ou votre permis de conduire : l’examinateur n’est pas votre ennemi 🙂 L’auditeur non plus !
Il vient réaliser son travail, de la meilleure manière possible, selon un code et une déontologie propre à son métier. Que vous soyez habitué(e) ou non, il n’est pas là pour vous sanctionner ou vous empêcher de travailler (à partir du moment où vous démontrez votre professionnalisme et votre compréhension/adaptation au Référentiel !)
Vous avez fait appel à son entreprise (le certificateur) pour réaliser une mission. Gardez également en mémoire que vous êtes le client de cette entreprise ! 🙂

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