Ça y est, après une préparation minutieuse, le système qualité de votre Centre de Formation est prêt. Vous l’avez créé, testé, mis en œuvre, corrigé, amélioré. Vous êtes prêt(e) à être audité ! Nous allons ici vous répertorier quelques conseils utiles pour préparer au mieux votre audit qualiopi et optimiser vos chances de certifier votre Organisme de Formation selon le Référentiel unique de Qualité !
Ça y est le jour J approche ?
C’est déjà l’heure de votre audit Qualiopi !
Stress, panique, nuits blanches…vous avez l’impression de repasser votre BAC ?
Vous avez bien passé un BAC blanc pour être prêt le jour J alors pourquoi ne pas faire pareil pour votre certification Qualiopi ?
#ENTRAÎNEMENT_REEL
#VÉRIFICATION
#À_LA_CARTE
Quand on sait que lever des non-conformités peut prendre des mois, vos clients n’attendront pas ! Visez le centre de la cible et vérifiez que c’est ok et à jour des dernières exigences avec nous. Assurez vos arrières, préparez au mieux votre discours et vos preuves avant chacun de vos audits.
Conseil n°1 : choisissez bien votre auditeur
Qui est l’auditeur ?
C’est une personne qui travaille chez un organisme “certificateur” et qui a suivi une formation spécifique de réalisation et suivi d’audit.
Qu’est-ce qu’un organisme certificateur ? Dans notre cas, c’est une entreprise qui a été accréditée par le Cofrac pour ses compétences à juger de la recevabilité d’une autre entreprise (les OPAC, incluant les OF, CFA, CBC, centres VAE) selon un référentiel précis.
La concurrence est libre et vous avez donc le choix entre plusieurs organismes certificateurs.
Au moment où nous écrivons ces lignes, ils sont en train de demander l’accréditation et nous ne savons pas encore qui l’obtiendra. Je vais donc me permettre de faire un “pari” sur une short-list : Afnor, SGS, Veritas, OPQF, ICPF&PSI (?), ISQ (?)… et peut-être d’autres… à suivre !
- Niveau tarif : le coût d’une journée d’un auditeur est généralement compris entre 800 et 1500 €.
- Niveau proximité : les frais de déplacement sont souvent facturés en supplément. Vérifiez donc la distance entre un auditeur et votre centre afin d’économiser quelques centaines d’euros sur ce poste !
- Niveau disponibilité : c’est là où cela risque d’être compliqué ! les organismes certificateurs vont être débordés de demandes et le 1er janvier 2021 va arriver vite…
Conseil n°2 : réalisez un audit Qualiopi interne
Cherchez vos failles !
Vous avez eu beau tout préparer et tout imaginer, un système a forcément toujours des failles.
Cherchez vos failles !
Elles sont excusables et explicables si vous les connaissez.
Il sera difficile d’argumenter devant l’auditeur si vous découvrez en même temps que lui des “loupés” dans votre organisation.
L’audit Qualiopi interne permet de se mettre en situation d’audit pour l’équipe (ou même pour vous si vous êtes CFI (indépendant)… quoique c’est toujours plus difficile de s’auto-évaluer seul !).
A la différence d’un audit “blanc” qui est généralement réalisé par un tiers, prestataire que vous rémunérez (voire même par l’organisme certificateur directement !).
Pour réaliser un audit interne, il existe (et d’ailleurs il peut être conseillé de les réaliser pendant la construction de votre système !) des grilles d’auto-évaluation basées sur les exigences du référentiel.
Prenez quelques dossiers récents et testez-les selon votre grille d’auto-évaluation. Réalisez alors les écarts ou les oublis afin de mettre en place des actions correctives !
? Découvrir notre retour d’expérience sur l’audit QUALIOPI d’OK Solution
Conseil n°3 : faites un brief de votre équipe
Partagez votre système qualité à vos équipes
Vous avez tout géré depuis le début. Vous connaissez votre système par coeur.
Vous avez également formé votre équipe (ou vos sous-traitants) aux différents process que vous avez mis en place dans votre organisation. Bravo !
Un audit se prépare. C’est une course en relais… On range les dossiers, on classe et on imprime ce qui doit l’être.
On met à jour les affichages.
On réalise un coup de propreté dans les bureaux et les salles.
On prépare les “pauses” café/eau/viennoiseries.
Vous êtes une équipe pour vos clients et vous devez le rester pour la venue de l’auditeur. Chacun des membres de l’équipe pourra être sollicité par l’auditeur durant cette journée (cela sera détaillé lors du plan d’ouverture de l’audit). Soyez honnête, solidaire et bienveillants les uns envers les autres !
Conseil n°4 : détendez -vous !
C’est un échange non une sanction
Comme pour le baccalauréat ou votre permis de conduire : l’examinateur de l’audit Qualiopi n’est pas votre ennemi ? L’auditeur non plus !
Il vient réaliser son travail, de la meilleure manière possible, selon un code et une déontologie propre à son métier. Que vous soyez habitué(e) ou non, il n’est pas là pour vous sanctionner ou vous empêcher de travailler (à partir du moment où vous démontrez votre professionnalisme et votre compréhension/adaptation au Référentiel !)
Vous avez fait appel à son entreprise (le certificateur) pour réaliser une mission. Gardez également en mémoire que vous êtes le client de cette entreprise ! ?
Le mot Non-conformité
résonne dans votre tête et
vous fait du mal ?
On ne vous dira pas qu’on vous avez prévenu en vous conseillant de passer un Audit Blanc…par contre cette fois faites nous confiance !
Ne perdez pas un jour de +, ne payez pas votre certificat pour qu’il soit suspendu et ne serve à rien… ne risquez pas de perdre des clients !
#CERTIFICATION_SUSPENDUE
#SOS_EXPERT
#DÉPANNAGE_RAPIDE
Plus vite vous aurez validé votre certification, plus vite votre référencement auprès des financeurs sera ok et votre image de qualité rétablie… Quand on sait que lever une non-conformité peut durer jusqu’à 6 mois, prenez conseil auprès de nos consultants Qualiopi pour viser la cible et trouver la solution la + rapide !