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Vous êtes démarché·e par une entreprise ou un organisme qui veut vous confier l’animation (parfois la réalisation complète) d’une prestation de formation ? Si vous acceptez, vous voilà formateur·rice sous-traitant·e. Voici les étapes pour le faire dans les règles.
1ère étape : être en capacité de facturer la prestation
Pour facturer une prestation, vous devez posséder un numéro de SIREN. Quatre solutions pour facturer une prestation de formation en sous-traitance :
- Vous êtes déjà immatriculé·e (quelle que soit votre forme juridique) : étape validée ✅.
- Vous faites appel à une société de portage (qui prendra entre 8 et 15 % de votre chiffre d’affaires).
- Vous vous déclarez comme formateur·rice occasionnel·le (statut spécifique URSSAF).
- Vous vous enregistrez en auto-entreprise (ou micro-entreprise), ou vous créez une société (SASU, EURL, SCOP…).
2ème étape : obtenir la déclaration d’activité auprès de la DREETS
Je vous passe le débat « NDA obligatoire ou pas pour les sous-traitants ». Oui, la déclaration d’activité de formation (le fameux NDA) est obligatoire, même si vous exercez uniquement en sous-traitance.
Si vous voulez creuser le sujet, tout est expliqué dans l’article formateur sous-traitant : faut-il un NDA ?.
Vous devrez donc :
- Faire la demande d’enregistrement et obtenir votre numéro de déclaration d’activité (NDA).
- Transmettre chaque année votre bilan pédagogique et financier (BPF).
C’est tout ! Un peu de paperasse, certes, mais pas la mer à boire.
3ème étape : avoir (ou pas) la certification Qualiopi en sous-traitance
Alors là, j’ai lu de tout et n’importe quoi. Mettons les choses au clair.
À aucun moment vous ne serez obligé·e d’obtenir Qualiopi si vous travaillez uniquement en sous-traitance. Ni le référentiel national, ni le code du travail, ni aucune réglementation à ce jour ne l’imposent aux sous-traitants.
Une exception : si vous intervenez, sous des conditions très précises, sur des parcours financés par le CPF. Dans ce cas, je vous renvoie à l’article très clair de Certifopac.
Rien ne vous interdit de vous certifier quand même. Mais entre nous, ce n’est pas forcément pertinent, sauf si vous envisagez de travailler régulièrement en direct avec vos clients (une certification, ça se prépare pendant 1 à 3 mois, autant s’y mettre tôt).
4ème étape : respecter le cahier des charges de votre donneur d’ordre
Vous n’êtes pas soumis·e à l’obligation de certification… mais votre donneur d’ordre, lui, peut l’être. Et comme le prévoit l’indicateur 27 :
[Le donneur d’ordre] s’assure du respect de la conformité au présent référentiel pour ses sous-traitants ou intervenants (y compris via le portage salarial).
L’organisme qui vous fait travailler doit répondre aux exigences de Qualiopi devant l’auditeur·ice. En toute logique, il devrait donc vous demander certaines choses (via un cahier des charges ou une charte des sous-traitants) pour prouver que tout est carré de son côté.
Vous êtes donneur d’ordre et pas encore au clair sur ce point ? Le sujet est détaillé dans Indicateur 27 sous-traitants Qualiopi : comment sécuriser votre audit ?, et en cas d’urgence, vous pouvez prendre un créneau.5ème étape : demander le détail de la mission
Pour réussir votre prestation, vous devez savoir exactement où on vous attend. Ce n’est pas parce que vous n’êtes pas certifié·e Qualiopi que vous ne cherchez pas la satisfaction de vos parties prenantes, n’est-ce pas ? Si votre donneur d’ordre ne vous fournit pas de cahier des charges ni de fiche de mission, demandez-lui de préciser ses attentes avant d’envoyer votre devis. Devrez-vous :
- analyser les besoins des bénéficiaires ?
- fixer les objectifs pédagogiques ?
- écrire le scénario / fil conducteur de la session ?
- définir les méthodes et outils d’évaluation des acquis ?
- rédiger les supports pédagogiques ?
- récolter les avis de satisfaction ?
Vous l’aurez compris : les compétences attendues, la mission confiée et la rémunération fixée sont intimement liées.
Intervenir en règle, sans y passer des heures
L’e-learning sous-traitance vous donne les bons réflexes et les documents pour intervenir chez vos donneurs d’ordre en toute conformité.
6ème étape : signer un contrat de sous-traitance
C’est important : ça vous couvre, et ça couvre aussi le donneur d’ordre. Je dirais même mieux : ça vous engage mutuellement. Un contrat complet reprend au minimum les étapes précédentes :
- votre identité de professionnel·le, avec le n° de SIREN qui va facturer ;
- le détail de la prestation (dates, lieu, durée, prix, intitulé, nombre de stagiaires, frais de déplacement / hébergement…) ;
- les missions confiées (voir l’étape précédente).
7ème étape : facturer dans les règles
Une fois la prestation réalisée, vous facturez votre donneur d’ordre avec les mentions obligatoires (identité, SIREN, détail et dates de la prestation, montant, TVA ou mention d’exonération selon votre situation). Et comme la facturation électronique se généralise progressivement pour les entreprises, autant vous équiper dès maintenant d’un outil adapté (facturation, suivi, BPF). Pour choisir, jetez un œil au comparatif des outils de gestion pour organismes de formation.
En résumé
Pour intervenir en sous-traitance de formation : un moyen de facturer (SIREN), un NDA (obligatoire, même en sous-traitance pure), pas d’obligation de Qualiopi de votre côté mais un donneur d’ordre qui doit prouver la sienne, une mission clairement cadrée, un contrat signé, et une facturation en règle. Rien d’insurmontable une fois qu’on connaît les étapes.
