Bilan pédagogique et financier : les questions à se poser

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Bilan pédagogique et financier : les questions à se poser

[Article original du 4 avril 2018 – mise à jour du 9 mars 2021]

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est le sujet récurrent des professionnels de la formation. A l’approche fatidique du 30 avril, OK Solution vous propose de répondre aux questions les plus fréquentes concernant ce document officiel. Comprendre les enjeux, les subtilités et les risques que vous encourez en cas de non-déclaration vous fera gagner un temps précieux.

Le bilan pédagogique et financier : c’est quoi, c’est pour qui ?

Chaque année, en tant qu’organisme de formation possédant un numéro de déclaration d’activité (DA ou NDA), vous êtes dans l’obligation d’établir un bilan pédagogique et financier (BPF). Cette année (2021), le période de déclaration ouvre le 1er avril et se termine (donc dernier délai 🙂 au 31 mai 2021. La déclaration de votre bilan pédagogique et financier (BPF) est à transmettre à la DIRECCTE/DREETS. A défaut, vous risquez de perdre votre numéro de déclaration d’activité, une amende de 4500€ et la radiation de votre organisme de formation des listes publiques (autrement dit, la perte de votre numéro de déclaration d’activité !).

Le bilan pédagogique et financier, ça sert à quoi ?

A la base, le bilan pédagogique et financier est utilisé pour réaliser des statistiques sur l’activité de formation dans le pays. Depuis la loi sur la qualité (loi du 5 mars 2014), il est aussi devenu un indicateur financier pour votre organisme de formation et certains organismes certificateurs l’exigent pour vous transmettre un devis sur la certification Qualiopi (en effet, la durée de votre audit dépend de votre C.A. d’activité de formation !)

Le bilan pédagogique et financier s’adresse à qui ?

C’est la question la plus récurrente que nous pose nos clients. Notamment celles et ceux qui ont obtenu leur numéro de déclaration d’activité au cours de l’année. Le BPF est à déclarer en ligne sur le portail officiel (l’envoi par courrier n’est plus nécessaire désormais – il vous est demandé de garder les justificatifs à disposition, comme pour votre avis sur le revenu 🙃)

Je suis auto-entrepreneur, dois-je remplir le BPF ?

Le bilan pédagogique et financier doit être établi chaque année par tous les organismes de formation possédant un numéro de déclaration d’activité actif, quelle que soit leur taille ou leur statut, auto-entrepreneur compris. Les formateurs indépendants sont bien sûr concernés, du moment qu’ils ont déclaré leur existence en tant qu’organisme de formation.

Je viens d’obtenir ma déclaration d’activité, dois-je remplir le BPF ?

Si cela fait moins d’un an, vous n’êtes pas tenu/e de remplir un Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Vous serez tenu/e de le remplir l’année suivante en tenant compte de votre activité depuis l’obtention de votre numéro d’activité.

Encore que cette information est parfois contredite selon les Direccte/DREETS… Dans le doute, écrivez leur par mail et archivez leur réponse !

Vous n’avez pas d’activité à déclarer ?

Si vous avez réalisé une année civile complète sans réaliser de formations, vous allez rendre un bilan à “zéro” et votre numéro de déclaration d’activité sera annulé. Vous devrez alors réaliser une nouvelle demande auprès de la Direccte le jour où vous avez une nouvelle commande d’un client. 

Je n’ai plus de NDA, dois-je remplir le BPF ? Non. Si vous n’êtes plus référencé en tant qu’organisme de formation, vous n’avez plus à remplir de bilan pédagogique et financier. 

Par ailleurs, c’est ce numéro (NDA) qui vous permet d’accéder au site officiel de la déclaration.

Activité principale, activité partielle, comment faire la différence dans mon CA ?

Mon CA est supérieur à 15.244 € ?

Il faudra joindre à votre bilan pédagogique et financier votre bilan comptable (l’annexe spécifique et le compte de résultat fournis par votre expert-comptable). Si vous exercez des activités multiples sur votre société, ces derniers doivent faire apparaître clairement la distinction des activités de formation. Informez votre expert-comptable sur ce point essentiel !

Il s’agit d’une activité partielle, dois -je remplir mon BPF ?

Oui. Si vous possédez un numéro de déclaration d’activité de formation, vous devez réaliser un bilan pédagogique et financier. Si c’est une activité partielle, vous ne déclarez que les montants concernant l’activité de formation.

Je n’ai plus de NDA, dois-je remplir le BPF ? Non. Si vous n’êtes plus référencé en tant qu’organisme de formation, vous n’avez plus à remplir de bilan pédagogique et financier. 

Par ailleurs, c’est ce numéro (NDA) qui vous permet d’accéder au site officiel de la déclaration.

J’enseigne en école privée reconnue ou pas au RNCP, dois-je remplir un BPF ?

C’est l’école privée, détentrice de la déclaration d’activité, qui devra remplir son BPF. Si vous êtes enseignant indépendant et que vous disposez également d’une déclaration d’activité, alors vous devrez également réaliser votre propre BPF.

Comment remplir mon Bilan Pédagogique et Financier ?

La déclaration de votre bilan pédagogique et Financier (BPF) se réalise en ligne sur le portail “Mes démarches emploi et formation professionnelle” S’il s’agit de votre première déclaration, vous devez tout d’abord créer un compte. Pour vous aider, vous pouvez le télécharger et remplir le Cerfa N° 10443 qui comporte 3 parties distinctes : l’identification de l’organisme, le bilan financier et le bilan pédagogique.

Focus sur la partie financière

Vous devez déclarer votre chiffre d’affaires hors taxes réalisé dans le cadre de vos actions de formation professionnelle continue (action de formation, bilans de compétences et VAE). La DIRECCTE vous demandera de ventiler ce chiffre d’affaires en fonction de leur financement (employeurs, OPCO , fonds d’assurance formation pour les travailleurs indépendants, organismes publics, stagiaire à ses frais personnels, prestations réalisées dans le cadre d’une sous-traitance). Enfin, vous devrez mentionner le nombre de personnes qui a dispensé des heures de formation en direct ou en sous-traitance.

Focus sur la partie pédagogique

Dans cette partie, vous devrez indiquer le nombre de personnes (stagiaires) que vous avez eu en formation, le volume d’heures, leur typologie (profil) et l’objectif (niveau) de ses formations (diplôme, certificat, habilitation, bilan de compétences, VAE …) 

Vous êtes désormais prêt(e) à compléter votre Bilan Pédagogique et Financier ! 

Vous émettez encore des doutes quant à la déclaration, vous manquez de temps ? Quelles sont les questions que vous vous posez ? 

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23 Commentaires
  1. Bonjour
    Je suis formatrice en auto entreprise. J’ai bien compris qu’il faut remplir un BPF. Mais dois-je faire également un bilan comptable et un compte de résultat (si + de 15244€) compte tenu de mon statut (qui normalement se satisfait d’un simple livre de recettes/dépenses) ?
    Je vous remercie par avance
    Valérie

    1. Bonjour Valérie et merci de votre intérêt.
      Pour la partie gestion comptable de votre entreprise, je vous invite à vous rapprocher d’un expert comptable. Il sera le plus avisé pour répondre l’ensemble de ces questions.

      Bien à vous,
      Julie OK Solution

  2. Bonjour, je suis formatrice en autoentreprise et les organisme de formations me sous traitent… comment dois je remplir ma BPF ?

    1. Bonjour,

      Le BPF est une formalité administrative a envoyer tous les ans avant le 30 avril sauf situation exceptionnelle comme ce fut le cas cette année.
      Je vous invite à parcourir notre article de blog dédié au BPF, nous répondons à l’ensemble des questions soulevées par nos lecteurs/lectrices et client/es.
      > https://www.oksolution.fr/bilan-pedagogique-et-financier-questions/
      Bien à vous,
      Julie OK Solution

  3. Bonjour ,

    Je suis consultant formateur indépendant en micro-entreprise, et travaille avec plusieurs organismes de formation qui me donnent des missions de formation auprès de particuliers (CPF) ou de salariés en entreprises .

    Un des organismes qui me donne des missions, étant certifié Qualiopi me demande d’ avoir un NAD sous pretexte que c’est obligatoire pour qu’il conserve sa certification.
    Est ce vrai ?
    Je ne suis pas moi même déclaré en tant qu’organisme de formation, juste intervenant comme formateur dans les missions remises par cet organisme.
    Je ne pense pas être concerné par le NAD.
    Pouvez vous m’éclairer à ce sujet.

    Je vous en remercie

    1. Bonjour Joel,

      Avant tout, je tiens à vous préciser qu’OK Solution n’est pas un cabinet de juristes et que nos réponses ne sont bâties que sur nos retours d’expériences et nos recherches personnelles.
      Le fait de détenir un NDA (ou NAD) en tant que sous-traitant est un sujet soumis à interprétation depuis de nombreuses années.
      La Direccte IDF, dans son guide, indique noir sur blanc que c’est obligatoire.
      Nous n’avons jamais trouvé le texte de loi officiel. Nous avons pu lire dans le passé des circulaires officielles qui disaient le contraire.

      Officiellement, le NDA sert à indiquer que la “structure” qui le porte est en capacité / compétence / responsabilité d’organiser des actions de formation (ou autre).
      La “structure” peut donc être également en responsabilité de ses sous-traitants et pourrait “couvrir” le risque.
      Est ce que sinon cela veut dire que la formation professionnelle se résume à “animer” ? (et quid de la conception, du recrutement, de l’administratif, de l’évaluation…?)

      D’un autre côté, le BPF prévoit d’indiquer le nombre de formations confiées à des sous-traitants (ce qui signifie qu’ils attendraient que les chiffres remontent depuis les BPF des sous-traitants dans la case “formation réalisées en sous-traitance”) 🤔

      Bref : pour répondre à votre question, selon nous :

      1* Qualiopi n’oblige absolument pas que les sous-traitants détiennent un NDA (ce n’est écrit NULLE PART !) – par contre, l’OF a pu écrire dans ses procédures internes qu’il exigeait cela (c’est possible mais dans ce cas, ça lui appartient et le certificateur ne pourrait pas lui enlever la certification s’il ne respecte pas cette exigence… au pire, il pourrait lui poser un non-conformité… si vraiment cela met en danger la qualité des actions… et entre nous, je n’y crois pas !!!)
      2* obtenir un NDA et réaliser un BPF n’est pas une montagne infranchissable et cela pourrait résoudre le “flou” qui plane et ainsi rassurer (garder ?) votre client 🙂

      Bonne continuation !

  4. Bonjour,

    Je suis en autoentreprise depuis le 15 octobre 2020. J’ai effectué une seule formation depuis que j’ai mon numéro SIRET , mon statut est en formation continues d’adultes.
    La formation que j’ai délivré était en contrat de sous-traitance avec un OF.
    Dois – je tout de même effectuer un BPF ?

    1. Bonjour Aurélie,

      De notre point de vu, vous n’avez pas à remplir votre BPF cette année, nous vous conseillons toutefois de valider cette information avec votre DIRECCTE.
      Je vous invite par ailleurs à venir assister à notre prochaine Masterclass la thématique du BPF le 22 avril à partir de 14h
      > https://www.oksolution.fr/nos-masterclass/masterclass-bilan-pedagogique-et-financier/.
      Cette masterclass vous permettra de comprendre ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas (pour cette année, et pour toutes les autres !)
      A bientôt,
      L’équipe OK Solution

  5. Bonjour,
    Je ne comprends pas vos réponses aux formateurs sous-traitants. Il est écrit noir sur blanc sur le BPF que la déclaration des formations en sous-traitance est à effectuer (des cases spéciales existent pour ce faire). Puis l’article L6313-1 indique que “Toute personne qui réalise des actions prévues à l’article L. 6313-1 dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle …. “Il n’y a aucune ambiguïté sur ce texte, sur quoi faites vous reposer vos arguments comme quoi il ne faut pas la faire ?
    Merci de votre éclairage. Cordialement,

    1. Bonjour Anne,

      Il est possible que certaines de nos réponses soient interprétables et nous vous remercions pour votre tolérance.

      Depuis des années, il y a un débat (une ambiguïté) sur la détention d’un NDA (ou pas) pour les formatrices/teurs qui exercent exclusivement en sous-traitance et le sujet de cet article ne nous semble pas être l’endroit pour en débattre 😉
      Aujourd’hui (2021), nous disons que c’est obligatoire d’après la loi (et nous admettons que ca ne l’est pas forcément dans l’usage ^^) (encore une fois pour une activité de FPC 100% en sous-traitance).

      Quoiqu’il en soit, du moment qu’une déclaration d’activité est détenue (NDA actif), un BPF doit être déclaré et TOUTES les prestations facturées au titre de la Formation doivent être incluses (ce qui concerne donc AUSSI les prestations en sous-traitance = cadre G).

      Pour mieux découvrir toutes les subtilités des déclarations et du comptage officiel à réaliser, vous pouvez nous rejoindre à l’une de nos Masterclass Concernant le BPF > https://www.oksolution.fr/nos-masterclass/masterclass-bilan-pedagogique-et-financier/

      Très bonne journée à vous,
      L’équipe OK Solution

  6. Bonjour,
    Je n’ai assuré que une seule action de formation de 2 jours. Il s’agit pour moi d’une activité complémentaire. Y a-t-il un Seuil minimun pour conserver son numéro de DA?
    Merci

  7. Merci beaucoup Julie pour cet article !

    L’affectation du chiffre d’affaires à l’année, par exemple, 2020 se fait-elle en fonction de la date de signature des contrats de formation ou de la date de réception du paiement (cas d’un contrat signé en décembre et de la réception de l’acompte versé par la Caisse des dépôts en janvier 2021) ?

    Même question concernant le nombre de stagiaires : dois-je les affecter à 2020 en fonction de la date de signature du contrat, de la date d’entrée en formation (ou du premier entretien pour un bilan de compétences), de la date de sortie… ?

    Même question concernant le nombre d’heures effectuées : s’agit-il des heures effectuées en 2020, ou des heures effectuées au titre de contrats signés (ou débutés) en 2020 ?

    Un grand merci !

    En vous souhaitant une belle journée,

    Samuel P.

    1. Bonjour Samuel et merci pour vos encouragements 🙂
      Pour répondre à votre question, ce qui compte pour le BPF c’est la date d’engagement (la date de réalisation) et à tous les niveaux (chiffres d’affaires, nombre de stagiaires, nombre d’heures etc).
      Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à vous inscrire à la Masterclass “Déclarer son Bilan Pédagogique et financier” le 22 avril prochain. Nous répondons à toutes questions
      > https://www.oksolution.fr/nos-masterclass/masterclass-bilan-pedagogique-et-financier/

      Bonne journée à vous,

  8. Lorsque la formation se déroule sur 2020 et 2021 (1 jour en déc. 2020 , 2 jours en 2021) doit-on la déclarer sur l’année 2020 ou 2021 dans le BPF ?
    Merci

    1. Bonjour,
      Pour répondre à votre question, ce qui compte pour le BPF c’est la date d’engagement (la date de réalisation) et à tous les niveaux (chiffres d’affaires, nombre de stagiaires, nombre d’heures etc).
      Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à vous inscrire à la Masterclass “Déclarer son Bilan Pédagogique et financier” le 20 mai prochain. Nous répondons à toutes vos questions
      > https://www.oksolution.fr/nos-masterclass/masterclass-bilan-pedagogique-et-financier/

      Bonne journée à vous,

    2. Bonjour,

      les 2 mon capitaine 😁
      C’est le fameux cut off !
      Bonne journée à vous,

  9. Bonjour,

    Les formations ou il n’y a pas de diplome donné a la fin mais juste un certificat de participation doivent elle etre declarées? est ce considéré comme des fomations professionnelles continues?

    Comment remplir le cadre D dans qu on est autoentrepreur et que je l’on ne se remunere pas svp?

    Merci pour votre retour car je n arrive pas a joindre la direccte,
    Cdt

  10. Bonjour
    je suis auto entrepreneur, je n’encaisse aucune tva.
    je n’ai fais qu’une seule formation pour 2020 a 450 euros au niveau du salaire versé au formation (je suis la seule formatrice) est ce que je dois déclaré 450 euros ou pas ?

    1. Bonjour Djamila,

      Nous vous conseillons de prendre contact avec votre DiRECCTE/ DREETS qui sauront je suis sûre vous apporter une réponse votre question,

      Bonne journée à vous

  11. Bonjour,

    J’ai effectué une formation pour le Pôle-Emploi , raison pour laquelle j’ai souhaité obtenir un numéro de formation cette année. Le plus gros de mon activité est auprès de particuliers en tant que professeure de langues (en groupe ou en individuel); dois-je remplir un bilan comptable et pédagogique pour l’ensemble de mes activités ou seulement pour la formation auprès du Pôle-Emploi?? Merci d’avance p
    pour votre éclairage!

    1. Bonjour Sarah,
      Si vous avez un NDA, vous devez déclarer un BPF. Pour le reste, il s’agit de définir ou cataloguer vos prestations et ce qui est (ou n’est pas!) de la formation professionnelle 😉.
      Si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à vous inscrire à la Masterclass “Déclarer son Bilan Pédagogique et financier” le 22 avril prochain. Nous répondons à toutes vos questions
      > https://www.oksolution.fr/nos-masterclass/masterclass-bilan-pedagogique-et-financier/

      Bonne journée à vous,

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