Il y a toujours quelques indicateurs qui « posent souci » ou qui donnent lieu à des non-conformités. Qu’avez-vous compris des attentes ? Avez-vous assuré de couvrir l’exigence par votre organisation, vos preuves ? Saurez-vous l’expliquer à l’auditeur·ice ? Découvrez quelles sont les non-conformités Qualiopi courantes et anticipez votre préparation à l’audit !

Qu’est-ce qu’une non-conformité ?

Les non-conformités… un mot un peu effrayant, qui rappellerait presque les notes “éliminatoires” aux examens. Et pourtant, rien de tout ça 🙂

En Qualité, une non-conformité, c’est le non respect d’une exigence. Juste une observation qui fait dire à l’auditeur·ice que vous n’avez pas atteint le niveau attendu et donc… qu’il est nécessaire d’apporter une correction car il y a un risque (de défaillance, de mauvaise qualité de votre formation et d’insatisfaction…).

Une non-conformité mineure :  « normalement » ça veut dire que vous n’y êtes pas, qu’il faut corriger mais que ce n’est pas la fin du monde non plus 😉

Une non-conformité majeure : « normalement », ça veut dire que vous n’y êtes pas et que le risque est grand sur la non-qualité du service rendu.  Il est nécessaire de corriger (bref, ça pourrait être grave !)

Sur Qualiopi, le niveau de la non-conformité est quasi définie à l’avance.

Si le guide dit “MAJEURE”, ce sera une NC majeure.

Si le guide dit “MINEURE”, ce sera soit une mineure (si l’auditeur·ice dit que c’est pas grave) soit une majeure (si l’auditeur·ice estime que c’est grave et/ou récurrent)… 

Ci-dessous et d’après une source de l’AFNOR, le top 10 des indicateurs donnant lieu à des non-conformités lors des audits Qualiopi 2020 et 2021

Les indicateurs « retoqués » en non conformité mineure

Avant de commencer l’énumération et de vous donner des conseils pour les éviter, n’oubliez pas qu’une non conformité mineure = possible majeure ! 

Indicateur 1 : information au public

Quand on vous dit TOUTES les informations sur TOUS les supports… partez du principe que votre document doit être complet et identifiable, isolément, une fois diffusé dans la nature ! et sur votre site internet, le stagiaire/client a toutes les informations sans avoir à prendre son téléphone (ou son clavier 🙂

Indicateur 2 : indicateurs de résultats

Des chiffres, des chiffres, des chiffres ! quoi de plus mesurable, comparable, factuel qu’un KPI ?

Je vous conseille cependant de calculer des KPI utiles à votre pilotage… et pas juste pour faire joli et faire plaisir à l’auditeur·ice !

Indicateur 9 : conditions de déroulement

Le déroulement de la prestation, ce n’est pas QUE le contenu… c’est aussi tout ce qui va autour : les horaires, les moyens d’accès, l’hébergement (si la formation se déroulent sur plusieurs jours !), la restauration (notamment pour la coupure déjeuner). 

Ps : dois-je aussi vous parler de votre règlement intérieur ? 🧐

Indicateur 12 : favoriser l’engagement des bénéficiaires

La “gestion des abandons”… je mets des guillemets. Quand on organise des formations d’une journée ou de quelques jours, il est rare de perdre des stagiaires en cours de route. Par contre, sur de la formation asynchrone et distancielle… sur des parcours de plusieurs semaines/mois, c’est plus fréquent.

Indicateur 30 : recueil des appréciations

La collecte des appréciations des parties prenantes citées : les stagiaires (généralement ce point est maitrisé), les entreprises (aussi… surtout depuis le Datadock et encore plus si vous êtes dans une volonté de fidélisation !), les équipes pédagogiques (toujours utile de savoir si les personnes avec qui vous travaillez sont satisfaites 😉  ET les financeurs (oui, je sais, ça grince… et pourtant, on vous demande de mettre quelque chose en place !)

Les indicateurs « retoqués » en non conformité majeure

Indicateur 4 : analyse du besoin

Le besoin du STAGIAIRE  et pas de votre client c’est-à-dire pas de celui qui vous “achète” la formation. Il est donc important d’identifier et d’évaluer le besoin de/des personnes qui vont suivre la formation. 

Qu’est ce que vous allez mettre en place ou qu’est-ce que vous avez déjà mis en place pour comprendre le besoin en formation de votre futur stagiaire ? 

Indicateur 5 : objectif de la prestation et indicateur 11 : atteinte des objectifs

Comment fixez-vous vos objectifs ? C’est-à-dire des objectifs opérationnels donc mesurables et évaluables.  On examinera si vos objectifs de formation sont applicables par le stagiaire une fois retourné en situation de travail ET si vous avez vérifié l’atteinte (ou non) des objectifs par ce dernier.

Toute évaluation est OK si elle est pertinente par rapport à l’objectif.

Notre conseil : utilisez la Méthode S.M.A.R.T ! Vos objectifs seront alors : 

• S : Spécifique
• M : Mesurable
• A : atteignable
• R : Réaliste
• T : Temporel

Indicateur 6 : contenus et modalités

Un parcours pédagogique… ce n’est pas un chemin qu’on emprunte au hasard… il est réfléchit, séquencé et reproductible. Montrez que vous n’y allez pas à l’impro !

Indicateur 10 : adaptation de la prestation

Il s’agit ici d’indiquer la durée, le planning, l’équipe… Tout est prévu pour que tout se passe bien et que le parcours soit adapté. Quand on vous dit que vous êtes un “organisateur” de formation, on est en plein dedans ! 😉

Indicateur 26 : situation de Handicap

Le fameux indicateur 26 ! Il s’agit de rester en veille sur le sujet du “Handicap”. On vous demande ici d’avoir identifié les structures qui pourront vous aider à accueillir en formation les PSH (personnes en situation de handicap) et de suivre leurs publications, leurs animations… bref, de faire de la veille sur le sujet ! 

Indicateur 32 : amélioration continue

Le plus “touchy” des indicateurs… être en amélioration continue, c’est une posture, une volonté… le prouver, c’est déjà plus délicat. Toute preuve de votre remise en question, de l’actualisation régulière de vos supports, de vos contenus… de vos “améliorations” (= changements) sera une preuve de votre démarche…

Nos conseils pour votre préparation à la certification Qualiopi

L’auditeur·ice est là pour analyser  et évaluer le risque de défaillance… 

Les 2 questions, selon moi, à vous poser pour chaque indicateur sont :

• Comment je fais pour assurer la qualité ? Pour atteindre le niveau attendu cité sur le Guide Qualiopi ?
• Comment je prouve que je fais comme j’ai dit ?

Et vous, sur quels sont les indicateurs sur lesquels vous rencontrez des difficultés ? Quels sont les indicateurs que vous redoutez le plus ?