1. Les éléments essentiels d'un système qualité qui fonctionne
Un système qualité efficace repose sur trois piliers fondamentaux : les procédures, les documents et les preuves.
Ces éléments constituent la colonne vertébrale de votre démarche qualité et seront minutieusement examinés lors de l’audit Qualiopi.
Pour en savoir + sur ce sujet, j’ai écrit un article de blog chez Qiwy que vous pouvez consulter ici.
Quoiqu’il en soit, lorsque vous préparez votre audit, vous avez besoin de vérifier que votre structure, votre squelette couvre l’ensemble des exigences Qualiopi des 22 ou 32 indicateurs selon le périmètre sur lequel vous êtes / serez certifié.
2. Préparer son échantillonnage
L’échantillonnage est une étape à ne surtout pas négliger lors de la préparation de votre audit Qualiopi. Certains auditeurs vous demanderont une liste des sessions réalisées/animées depuis le dernier audit (la période reste à définir).
Votre job n’est pas seulement de réaliser cette liste.
Il s’agit là d’identifier un ensemble représentatif de vos activités de formation.
Sélection des formations
Choisissez un panel diversifié de formations qui reflète l’étendue de vos activités. Incluez :
- Des formations de différentes durées
- Des modalités variées (présentiel, distanciel, mixte)
- Des formations certifiantes et non certifiantes
Préparation des dossiers
Pour chaque formation sélectionnée, constituez un dossier complet comprenant :
- Le programme détaillé
- Les supports pédagogiques
- Les évaluations des stagiaires
- Les bilans de formation
Assurez-vous que ces dossiers sont facilement accessibles et bien organisés pour faciliter leur consultation lors de l’audit.
MON CONSEIL
Si vous avez des trous dans la raquette, pas de stress. Le monde n'est pas parfait, votre organisation non plus.
Le vrai sujet, c'est de montrer que vous en avez conscience, que vous connaissez vos failles et que vous faites en sorte d'améliorer vos process pour éviter que cela se reproduise !Valérie Gonzalez
Vous préférez écouter plutôt que lire ?
Ça tombe bien, j'ai animé un webinaire sur ce sujet le 18 septembre 2024.
3. Préparer les fonctions support
Les fonctions support jouent un rôle essentiel dans la qualité globale de votre organisme de formation. Leur préparation est donc cruciale pour l’audit Qualiopi.
Ressources humaines
- Mettez à jour les dossiers des formateurs (CV, diplômes, attestations de formation)
- Vérifiez la conformité des contrats de travail, des conventions de formation et bien sûr des contrats de sous-traitance
- Préparez, mettez à jour le plan de développement des compétences pour l’équipe (indicateur 22)
Veille réglementaire et sectorielle
- Documentez votre processus de veille
- Démontrez comment les informations recueillies sont utilisées pour améliorer vos formations
- Préparez des exemples concrets d’adaptation de vos prestations suite à la veille
Amélioration continue
- Rassemblez les comptes-rendus des revues de direction
- Préparez un tableau de bord des indicateurs qualité
- Documentez les actions correctives mises en place suite aux retours des stagiaires et des clients
4. Préparer la logistique de l'audit
La logistique de l’audit est souvent négligée, mais elle peut grandement influencer son déroulement et son issue.
La salle d’audit
- Réservez une salle calme et spacieuse
- Assurez-vous qu’elle est équipée du matériel nécessaire (ordinateur, projecteur, connexion internet)
- Préparez des rafraîchissements pour l’auditeur et l’équipe
L’équipe
- Désignez un responsable qualité qui sera l’interlocuteur principal de l’auditeur
- Identifiez les personnes clés qui devront être disponibles pendant l’audit
- Briefez l’équipe sur le déroulement de l’audit et les comportements à adopter
Les documents
- Organisez les documents selon l’ordre des critères du référentiel Qualiopi
- Prévoyez des copies supplémentaires des documents importants
- Préparez votre QIWY 😉

MON CONSEIL
Envoyez un mail à l'auditeur·ice quelques jours avant la date de l'audit avec un plan d'accès et un petit mot de bienvenue... comme vous le feriez pour un de vos meilleurs clients !
Ca ne coûte pas grand chose et cela fait toujours plaisir.
Vous n'aurez pas 2 fois la chance de faire une bonne 1ère impression !
Mettez toutes les chances de votre côté avant que l'audit ne commence !Valérie Gonzalez
En conclusion, la préparation à l’audit Qualiopi est un processus exigeant mais je reste persuadée qu’elle est indispensable et source d’amélioration continue.
Au-delà de l’obtention de la certification, cette démarche de préparation vous permet de passer en revue et d’optimiser vos processus, d’améliorer la qualité de vos formations et de renforcer forcément « in fine » la satisfaction de vos clients et de vos équipes.
L’auditeur·ice amène un regard extérieur et objectif (normalement).
Avec une préparation méthodique et une approche positive, l’audit Qualiopi devient une opportunité de valoriser votre expertise et de consolider votre position sur le marché de la formation professionnelle.
ps : et les non-conformités sont des sources d’amélioration… pas des punitions ! (mais on en parlera dans un prochain article !)
Envie d'un tête-à-tête ?
Je garde toujours quelques créneaux d’urgence pour vous aider à vérifier si tout va bien à quelques jours de votre prochain audit.
Faites-moi signe et on regarde comment programmer ça au plus vite !
Vous êtes encore là ? Vous avez bien mérité un petit cadeau !
Téléchargez votre cadeau sur le site de QIWY, l’outil qui facilite l’audit Qualiopi.
Avec Hélène, j’ai préparé cette fiche pratique pour vous aider à réaliser la réunion d’ouverture de votre prochain audit avec succès. La réunion d’ouverture est une des étapes essentielles de votre audit. Elle vous permet de présenter les points essentiels de votre structure ainsi que tout ce qui s’est passé de marquant depuis le dernier audit. Découvrez grâce à cet outil TOUTES les infos à préparer pour réussir votre prochain audit Qualiopi !
Valérie Gonzalez