L’audit de surveillance Qualiopi : comment s’y préparer ?

La certification Qualiopi, contrairement à Datadock, est soumise à la réalisation d’audits réguliers pour vérifier si les exigences sont maintenues.

Votre certificateur pourra vous guider dans les différentes étapes. Mais alors, qu’est ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?

Quand doit avoir lieu l’audit de suivi Qualiopi ?

Deux cas possibles, selon la date où vous avez obtenu votre certification :

1. Pour les organismes certifiés avant le 1er janvier 2021 (durée du certificat sur 4 ans): L’audit de surveillance est à programmer entre le 14ème et le 28ème mois suivant l’audit initial
2. Pour les organismes certifiés à partir du 1er janvier 2021 (durée du certificat sur 3 ans) :L’audit de surveillance est à programmer entre le 14ème et le 22ème mois

Combien de temps dure l’audit de surveilllance Qualiopi ?

L’audit de suivi Qualiopi dure moins longtemps qu’un audit initial ou audit de renouvellement. Pour une grande majorité des organismes de formation, cet audit durera une demi-journée.

Sur quoi porte l’audit de surveillance Qualiopi ?

Contrairement à l’audit initial ou l’audit de renouvellement qui sont des “gros” audits (et qui permettent de faire une révision complète et générale), l’audit de suivi ou de surveillance Qualiopi est un audit que nous appellerons “allégé”.

En effet, votre auditeur·vérifiera notamment :

• 1 – La compréhension de votre contexte et l’évolution de votre offre/vos prestations
• 2 – La conformité de vos pratiques au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites
• 3 – La revue des actions d’amélioration
• 4 – La revue d’une éventuelle nouvelle catégorie (AF, BC, VAE, Apprentissage)
• 5 – L’application de la charte de la marque QUALIOPI

Comment se déroulera l’audit de suivi Qualiopi ?

Essentiellement à distance, pour tous ceux qui ont eu un audit de suivi Qualiopi initial en présentiel.

À l’inverse, lorsque l’audit initial s’est déroulé à distance, l’audit de surveillance sera obligatoirement effectué en présentiel.

Le déroulement est le même que l’audit initial :

• Plan d’audit envoyé 1 à 2 semaines avant
• Une réunion d’ouverture permettant d’échanger avec la Direction de l’OF sur les évolutions liées à l’offre, à l’organisation et de présenter les objectifs de l’audit
• Le choix d’une ou plusieurs actions finançables permettant de vérifier l’application du référentiel
• Audit des actions, preuves, échanges
• Réunion de clôture – Conclusion

Comment préparer au mieux l’audit de surveillance Qualiopi ?

L’auditeur·ice fera une vérification générale de la conformité aux indicateurs avec une  priorité sur les indicateurs ayant fait l’objet d’une NC lors de l’audit initial.

Rappel : Une NC mineure non traitée à la suite de l’audit initial devient majeure en audit de surveillance

Une vérification du traitement des éventuelles non-conformité de l’audit initial sera faite.

Situations particulières

Pour celles et ceux qui ont bénéficié d’un audit allégé en audit initial (car vous étiez en possession d’une certification dite “cnefop” à la date de votre audit initial) :

› Vérification prioritaire sur les indicateurs non vus en audit initial

› Vérification générale de la conformité aux indicateurs

Pour ceux qui ont bénéficié du statut de Nouvel Entrant

› Vérification prioritaire sur les indicateurs 2, 11, 19, 22, 24, 25, 26, 32 …..& 3, 13, 14 lorsqu’ils s’appliquent

Comment faire usage de la marque Qualiopi ?

LES POINT CLÉS :

1. La marque doit toujours être accompagnée de la mention adaptée correspondant à la catégorie d’action dont le processus a été certifié,
2. Il est interdit d’utiliser la marque :
   • dans une publicité (publication ou tout support média) pour une action de formation en particulier.
   • sur l’attestation de formation ou sur tout support dédié uniquement à une action de formation

 VOIR NOTRE ARTICLE SPÉCIFIQUE

Le Conseil d’OK SOLUTION

Faire vivre votre démarche qualité au quotidien est le gage d’un audit de surveillance réussi !

Réservez dès à présent votre date d’audit de surveillance Qualiopi avec votre certificateur : cela vous permettra de programmer votre plan d’actions et de vous auto-auditer

(et si vous en ressentez le besoin, intéressez vous au Club Qualiopi d’OK solution !)