Votre check-list pour préparer sa certification QUALIOPI

De dans
3214
Votre check-list pour préparer sa certification QUALIOPI

#1 Lire le référentiel

Pour préparer votre certification QUALIOPI, il est important de lire le référentiel, c’est le document de référence. Le seul et L’unique. Celui qui vous sert de guide pour savoir “jusqu’où” placer le curseur.

Celui que vous aurez en commun avec votre auditeur pour échanger sur votre organisation. Il ne s’agit pas seulement de savoir qu’il existe. 

Il s’agit de le connaître, le comprendre et l’interpréter pour le “fondre” dans vos façons de faire.

Télécharger le référentiel

#2 Faire un audit des ses process internes

Une fois compris où se situaient les exigences (le Référentiel), il s’agit ensuite d’étudier et de voir :

  • ce que vous faites et qui est OK
  • ce que vous faites et qu’il faut améliorer
  • ce que vous ne faites pas et qu’il faut absolument faire désormais
  • ce que vous ne faites pas (et que vous pouvez continuer à ne pas faire) !

#3 Vérifier que son programme respecte bien les exigences

Pour préparer votre certification QUALIOPI, restez vigilant/e à l’indicateur 1. Il est  source de beaucoup de non-conformités.
Votre programme de formation doit transmettre à vos prospects (public) une liste précise d’informations. Cette liste est non négociable. Je vous laisse vous y référer 🙂
Vos (futurs) stagiaires doivent pouvoir choisir vos actions de formation sans avoir à vous contacter, et en toute connaissance de cause (pas de surprise, ni avant, ni pendant, ni après !).

#4 Choisir un certificateur

Votre certificateur va devenir votre “fournisseur” pendant 3 ans.
J’ai l’habitude de dire qu’il vaut mieux bien choisir ceux avec qui on va passer du temps (quand bien même s’il n’y a qu’un rdv officiel tous les 18 mois !)
Pas de recommandations spécifiques. Les prix se tiennent (vive la libre concurrence…). Image de marque, réactivité, sensibilité personnelle.. interrogez les… Demandez des retours d’expérience sur les réseaux et choisissez !
Au pire, vous changerez dans 3 ans ! 🙂

#5 Prendre rendez-vous avec l'auditeur/ice

Le certificateur choisi doit vous proposer une date dans les 30 jours. C’est fixé par décret.
La proposition – PAS la date ! et attention au bouchon de fin 2021 (vous aussi vous étiez du style à faire vos devoirs le dimanche soir pour le lundi ?!)

#6 Mettre à jour ses procédures/documents

Oui forcément. Tout ne pourra pas être parfait et votre auditeur le sait.
Mais vous avez lu le “Guide”. Vous avez fait votre état des lieux.
Entre ce qu’on dit (la théorie), ce qu’on fait (la réalité) et ce qui se passe réellement (l’environnement), ça fait autant de possibilités d’écarts à corriger, à mettre à jour régulièrement et à entretenir.

#7 Tester l'organisation

Conséquence logique de confronter la théorie, la réalité et l’environnement. Vous ne le saurez jamais tant que vous n’aurez pas essayé ! Alors avancez ! Vendez ! Organisez des sessions ! Animez des formations !
ET faites le bilan régulièrement. Est-ce que tout se passe bien ? Est ce que je suis OK avec ce que je m’étais fixé ? Si oui : perfect ! Sinon, on corrige/rectifie le tir !

#8 Sensibiliser toute l'équipe à la démarche Qualité

Mon adage : “La qualité, c’est l’affaire de tous. Mais si c’est pas l’affaire de quelqu’un en particulier, c’est l’affaire de personne.”
Vous m’avez compris ?
Bref, oui, il faudra que quelqu’un porte la casquette “Qualiopi” chez vous sinon on remettra toujours à demain les “obligations” qualité. Par contre, c’est aussi l’affaire de tous.
Si cette personne doit tout gérer tout seule, c’est perdu d’avance !

#9 Calculer / mettre à jour ses indicateurs (KPI)

Vous arrivez à diriger votre structure sans les chiffres ? juste au ressenti ?
La qualité c’est pareil.
Instaurez des indicateurs pertinents sur la satisfaction, la performance, l’engagement de vos stagiaires, de vos équipes, etc…!
Et mettez les à jour régulièrement.
Ils vous serviront de boussole pour savoir où vous améliorer et comment augmenter la satisfaction de vos clients + comment augmenter la valeur de vos formations !

#10 Acheter la mallette OK QUALIOPI et/ou se former

Obligé/e d’y aller ?
Convaincu/e que c’est une épreuve à traverser pour de meilleurs lendemains ?
#humour
Chez OK Solution, nous avons préparé pour vous :
une mallette / kit de documents : des outils, des exemples de procédures pour que vous gériez en toute autonomie.
une formation de 2 jours pour vous mettre dans le bain, vous expliquer en détail et vous éviter de vous perdre sur du hors-piste !

Répondre

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *