Formateur Sous-Traitant : doit-il détenir une déclaration d’activité (NDA) ?

Avant tout, une précision : OK Solution n’est pas un cabinet de juristes, et mes réponses s’appuient sur mes retours d’expérience et mes recherches personnelles. Le fait de détenir un NDA (numéro de déclaration d’activité) en tant que formateur sous-traitant est un sujet soumis à interprétation depuis de nombreuses années.

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Formateur sous-traitant : côté réglementation Code du travail

La DREETS d’Île-de-France, dans son guide, a toujours indiqué noir sur blanc que détenir une déclaration d’activité, pour un formateur sous-traitant, est obligatoire.

Toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle au sens de l’article L. 6313-1 du Code du travail dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle (articles L. 6353-1 et L. 6353-3 du Code du travail).

Est concernée toute personne physique ou morale, de droit privé ou de droit public, enregistrée en qualité de prestataire de formation ou de prestataire sous-traitant : société, association, établissement public, travailleur indépendant, auto-entrepreneur, collectivité territoriale…

Source : Guide OF, version juin 2022. Le Code du travail, lui, ne fait pas cette précision de prestataire « de formation » ou « sous-traitant ». Nous avons même pu lire par le passé des circulaires officielles qui disaient le contraire : si le prestataire réalise 100 % de ses prestations en sous-traitance, il ne serait pas soumis à cette déclaration.

La sous-traitance en formation : définition

C’est peut-être par là qu’il faut commencer.

Condition 1 : le double contrat

La sous-traitance prend forme quand il existe deux contrats :

• le premier entre le client final et le donneur d’ordre (le fournisseur initial) ;
• le second entre le donneur d’ordre et l’intermédiaire qui va réaliser la prestation, en tout ou partie, pour le client final.

Vous me suivez ?

Condition 2 : l’exécution du contrat principal

La notion de sous-traitance prend forme quand le premier et le second contrat sont liés : ils ont le même objet, même si la sous-traitance n’est que partielle. Exemple : vous n’intervenez que sur une partie de la formation, mais on parle bien de la même prestation, à destination du même client final.

Spécificité de la sous-traitance en formation professionnelle

Voici ce qui est entendu dans la « garantie d’exécuter le contrat principal » (une action de formation professionnelle) par Fouzi Fethi, expert de Centre Inffo, et qui engage le prestataire à détenir une déclaration d’activité :

(…) mobiliser des moyens pédagogiques appropriés, incluant au minimum un encadrement pédagogique et un suivi, dans le but d’atteindre les objectifs assignés à cette action.

Et voici ce qui n’est pas de la sous-traitance au sens strict de la formation professionnelle continue, et n’oblige donc pas à détenir une déclaration d’activité :

Il faut exclure du champ de la sous-traitance les contrats dont l’objet est de fournir un témoignage, une expertise, un soutien technique ou administratif, une évaluation ou une simple animation de groupe. Bien que ces contributions puissent enrichir la réalisation de l’action de formation, elles ne peuvent pas être qualifiées, prises individuellement, d’actions de formation.

Source : « Le sous-traitant, un organisme de formation qui s’ignore ».

Que demande Qualiopi pour un formateur sous-traitant ?

Sur la question de la déclaration d’activité, le référentiel Qualiopi n’exige pas que le formateur sous-traitant détienne un NDA. Aucun indicateur ne le précise, y compris l’indicateur 27, spécifiquement dédié à la sous-traitance. Ce n’est écrit nulle part. Et c’est normal : le NDA, c’est réglementaire ; Qualiopi, c’est la qualité. Nouveauté de la V2 du référentiel, à compter du 1er novembre 2026 : le donneur d’ordre doit désormais non seulement s’assurer que son sous-traitant respecte le référentiel, mais aussi en garantir la traçabilité dans les contrats de sous-traitance. Autrement dit, sans imposer le NDA, on s’en approche fortement, et le contrat devient la pièce maîtresse. Côté intervenant·e, votre façon de travailler pèse d’ailleurs directement sur le dossier d’audit de votre donneur d’ordre : j’en parle dans Formateur indépendant et Qualiopi. En revanche, l’organisme de formation donneur d’ordre, certifié Qualiopi, peut tout à fait écrire dans ses procédures internes qu’il exige que son sous-traitant soit enregistré auprès de la DREETS, tout simplement pour s’assurer du respect de la réglementation.

Conclusion : NDA ou pas, quand on est formateur sous-traitant ?

Depuis des années, j’entends qu’une chasse est ouverte aux sous-traitant·es pour qu’ils et elles possèdent une déclaration d’activité. J’ai même eu le cas d’un formateur indépendant qui ne pouvait pas souscrire son assurance sans transmettre sa déclaration d’activité de formation. Si les assurances se couvrent sur ce sujet, c’est un signal à entendre. Et s’il faut une preuve supplémentaire : le bilan pédagogique et financier (BPF) prévoit d’indiquer le nombre de formations confiées à des sous-traitants, ce qui suppose bien que les chiffres remontent depuis les BPF des sous-traitants eux-mêmes. Donc, en clair : oui, si vous réalisez des prestations de formation professionnelle (actions de formation, bilans de compétences, accompagnement VAE, ou intervention en CFA auprès d’apprenti·es), vous devez avoir un numéro de déclaration d’activité. La seule question à vous poser : les prestations que je réalise en sous-traitance sont-elles considérées comme de la formation professionnelle, ou non ? Les démarches concrètes, étape par étape, sont détaillées dans Être formateur sous-traitant : les 7 étapes obligatoires.

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Sécuriser votre sous-traitance, concrètement

La vraie clé d’une sous-traitance carrée, ce n’est pas la théorie : c’est le contrat. Un contrat clair vous protège, protège votre donneur d’ordre, et cadre exactement ce qu’on attend de vous, côté qualité comme côté administratif. Le contrat de sous-traitance, pour partir sur des bases saines dès votre première mission. Le parcours e-learning, pour maîtriser toute votre posture d’intervenant·e (environ 1 h, avec un badge à valoriser). Et si vos prestations relèvent bien de la formation professionnelle, l’accompagnement pour monter votre NDA en toute sécurité (pour partir sur le bon pied !).