Préparer l'audit Qualiopi : bonne idée
Pourquoi se préparer avant chaque audit Qualiopi ?
Parce que :
- Votre dernier audit date d’il y a déjà 18 mois et votre prochain audit Qualiopi arrive à grand pas
- Vous avez besoin d’être rassuré·e (surtout que vous avez peut-être abandonné certains indicateurs ^^)
- Vous avez tout fait seul·e et vous avez encore quelques zones d’ombres à éclaircir
- C’est plus facile de s’entraîner AVANT que de lever des non-conformités APRÈS*
- Vous cherchez des arguments, des mots pour expliquer le jour de l’audit vos choix et vos méthodes
- Vous avez envie de confronter vos preuves documentaires à une experte du secteur avant le jour J
(*) ATTENTION : après l’audit initial, les non-conformités peuvent être suspensives.
Cela signifie que votre certification est « suspendue » (non valide) et que vos clients ne peuvent pas être financés tant que les non-conformités ne sont pas levées.
À qui s'adresse un "Audit Conseil" selon OK solution ?
Aux formatrices et formateurs indépendants, organismes de formation plus développés qui vont bientôt réaliser un audit de suivi ou de renouvellement Qualiopi et qui souhaitent s’assurer que « tout roule » tant sur la forme (discours) que sur le fond (preuves).
On le sait, le quotidien érode souvent les bonnes intentions de maintien de la qualité 😉
Est-ce qu'il y a des prérequis pour réaliser un audit blanc selon OK Solution ?
Pour nous : aucun mais si vous voulez vraiment rentabiliser cette prestation, nous vous conseillons d’être prêt·e « comme si l’audit se déroulait demain »
C’est à dire au minimum :
- connaître les exigences du Guide de Lecture (dans sa dernière version à jour)
- connaître l’organisation réelle de sa structure (et savoir où retrouver les documents quand on en a besoin !)
- (et en option !) avoir identifié ses points forts et les risques de non-conformités
– si vous avez une date d’audit programmée, c’est encore mieux !
Encore quelques mots pour préparer son audit Qualiopi
Choisir les indicateurs Qualiopi sensibles et mettre à jour la veille Qualiopi
Certains indicateurs Qualiopi sont difficiles à déchiffrer et peuvent mener à une non-conformité majeure s’il y a un manquement aux exigences attendues. Identifiez-les en amont !
➡️ Surtout depuis le dernier arrêté du 31 mai qui précise les modalités d’audit et d’échantillonnage.
D’autres indicateurs (comme ceux de la veille par exemple) nécessitent une attention régulière, tout au long de l’année.
Si vous faites réaliser un audit ciblé Qualiopi par un prestataire externe, vous préparez votre audit de renouvellement ou de suivi 100 % sur mesure et adapté à vos besoins !
COMPRENDRE LES ATTENTES EXACTES DU GUIDE DE LECTURE QUALIOPI
Le principe d’un audit externe est de permettre un échange avec une spécialiste Qualité qui vous permettra de visualiser les éventuels écarts et les points forts de votre organisation Qualité. Votre prestataire sera un tiers neutre et pourra facilement se positionner « à la place de l’auditeur » pour vous dire ce qui est OK et ce qui ne l’est pas.
La mission principale : identifier des pistes d’amélioration et suggérer des actions à mettre en place avant le jour J de l’audit officiel.
S’il faut, vous pourrez mener des actions correctives afin d’éviter des non-conformités le jour de l’audit officiel pour le renouvellement ou le suivi de votre certification Qualiopi.
En effet, après une préparation efficace, vous maîtrisez votre sujet et vous proposez des preuves pertinentes, ce qui va vous permettre de gagner en crédibilité face au certificateur.
VÉRIFIEZ LA PERTINENCE DE VOS PREUVES POUR CHAQUE INDICATEUR QUALIOPI
Afin de convaincre l’auditeur/auditrice, vous devez lui prouver que vous comprenez le Référentiel national Qualité et que votre organisme de formation propose un système qualité solide, qui vit et qui respecte les procédures que vous avez mises en place avant de passer et réussir votre audit initial.
Mais vous devez aussi disposer de toutes les preuves attendues sur l’ensemble de vos sessions !
Réaliser un audit d’entraînement avant votre audit de renouvellement ou de suivi vous permet de tester votre système d’archivage de preuves Qualiopi !
ps : besoin d’un outil pratique ? Testez notre partenaire QIWY !
Préparer l'audit Qualiopi : mauvaise idée
vous êtes déjà au top !
Loin de moi l’idée de vous convaincre de ne pas vous préparer.
Au contraire !
Mais…
Vous avez mis en place tout ce qu’il faut pour obtenir votre certification et vous avez réussi votre audit initial Qualiopi ?
Bravo !
Ensuite vous avez :
- suivi vos procédures,
- respecté vos engagements,
- obtenu la satisfaction de vos apprenants (et des entreprises)
- réalisé (et archivé !) une veille régulière
- mis en place des actions d’amélioration tout au long de l’année
- embarqué vos équipes avec vous
Vous avez relu la dernière version du Référentiel ?
Vous avez vérifié quelques dossiers, au hasard, pour voir si tout était OK ?
Vous avez installé la salle, prévenu tout le monde, acheté des croissants (je plaisante)…
Pourquoi souhaitez vous réaliser un audit BLANC ?
dépensez votre argent utilement...
Si tout est en ordre et que vous êtes stressé par cet audit : c’est normal !
Programmez une petite séance de cohérence cardiaque, de yoga ou une bonne infusion. Respirez. Et ça va aller.
Chez OK Solution, nous luttons contre la SURpréparation (et par conséquence la SURfacturation 😉).
Si tout est OK, nous préférons vous proposer une session d’une heure pour vous « programmer » positivement à affronter votre audit et vous accompagner APRÈS l’audit sur des prestations à forte valeur ajoutée :
- soit pour vous aider à lever des non-conformités le plus efficacement possible
- soit pour travailler à vos côtés entre chaque audit et faire progresser votre structure vers vos objectifs
Nous vous souhaitons un excellent audit Qualiopi !
(et si vous avez besoin, nous sommes là, juste là 👇)
1H seulement
- Parcourir les quelques indicateurs qui vous tracassent
- Vérifier votre posture et votre discours
- Obtenir quelques informations pratiques (et à jour)
vérification complète
Un audit d’entraînement
concret,
opérationnel
qui vous permettra de vérifier que tout est OK
(et de rectifier
ce qui ne l’est pas)
voir + loin ensemble
Passons déjà à la suite…
OK solution vous propose des forfaits de suivi et de maintien pour vous épargner le stress du prochain audit.
Formateur indépendante ou grande équipe, travaillons ensemble.
