Comment obtenir sa certification Qualiopi ? Focus sur le manuel Qualité.

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Comment obtenir sa certification Qualiopi ? Focus sur le manuel Qualité.

Le manuel Qualité, l'outil indispensable à toute démarche de certification Qualiopi

A l’heure où j’écris cet article près de 20 000 prestataires de formation sont déjà engagés dans la démarche de certification Qualiopi. On compte pas moins de 100 000 prestataires de formation disposant d’un numéro de déclaration d’activité. Bien entendu, tous n’iront pas à Qualiopi… Et vous ?

  • a) Vous avez envie d’y aller mais vous ne savez pas par où commencer pour obtenir votre certification Qualiopi ?
  • b) Vous voyez, peut-être, cette certification comme une énième contrainte avec tout plein d’administratif, de process et de documents à remplir ?
  • c) Vous êtes convaincu·e qu’au contraire, c’est justement ce qu’il manquait au secteur de la formation pour assurer une meilleure Qualité dans les actions de formation qui sont délivrées ?

Que vous vous retrouviez dans la réponse A, B ou C, quoi qu’il en soit si vous êtes ici en train de me lire, c’est que vous souhaitez obtenir votre certification Qualiopi !

Vous espérez que cela ne vous prenne pas trop de temps, que les procédures que vous allez réaliser aient du sens tout en réussissant l’audit initial sans Non Conformité !

Pour cela, je vous propose de découvrir les avantages du manuel Qualité.

C’est un outil que nous utilisons dans TOUS nos accompagnements, dont les deux modèles sont disponibles dans la mallette pour préparer la certification Qualiopi.

Un manuel Qualité, c'est quoi ?

Il est important ici de préciser que le manuel Qualité n’est pas obligatoire et ne sera pas exigé le jour de l’audit.

Vous avez 2 façons d’envisager ce document.

Faire le minimum (et le faire bien)

Vous pouvez rédiger votre Manuel Qualité dans une version “script” de votre démarche qualité et passer en revue chaque indicateur (voir ci-dessous “comment”).

Votre Manuel vous servira de guide :

  • en interne : pour vous y référer et suivre ce que vous avez prévu de faire
  • pour l’audit : pour partager avec votre auditeur·ice ce document et répondre aisément à ses questions 👍

Ce document vous permet d’expliquer comment vous répondez aux exigences du référentiel National Qualité en un seul lieu #pratique #utile

Votre manuel Qualité vous permet de vous projeter dans le système Qualité que vous allez mettre en place (ou que vous avez déjà mis en place), d’imaginer et d’écrire vos procédures, d’attacher et mettre en lien les documents nécessaires (les “outils”, les trames que vous utiliserez dans votre quotidien).

Transformer la contrainte en opportunité

Chez OK Solution, nous avons coutume de dire que la certification Qualité permet de

valoriser vos actions de formation auprès de toutes les parties prenantes.

Vous êtes en amélioration continue pour délivrer toujours plus de valeur et de satisfaction. Vous mettez en place un système Qualité efficient qui s’intègre à vos process actuels, et pas seulement pour faire plaisir à l’auditeur·ice.

En prenant le temps de rédiger ce manuel, vous donnez du sens à vos actions et vous cherchez à simplifier au maximum vos procédures tout en vérifiant la conformité aux exigences du référentiel.

Votre Manuel Qualité devient le tronc, la base, que dis-je… les fondations de votre Organisme de formation (ok ok, je m’emballe 😜

Chaque collaborateur·ice interne ou externe peut y avoir accès (à tout ou partie) et comprendre ainsi votre fonctionnement, découvrir vos valeurs, apprendre le sens et le lien entre chaque rouage de votre organisation.

Vous avez besoin d’améliorer quelque chose, suite à une insatisfaction ou parce que vous aimeriez obtenir davantage de satisfaction de vos clients ou de votre équipe ?

Vous avez besoin de modifier une de vos façons de faire ? Ce sera dans le Manuel Qualité que ça bougera !

Comment rédiger son manuel Qualité ?

Version 1 - le script pour l'audit

Vous pouvez commencer par écrire sous chaque indicateur :

Afin de pouvoir garantir un niveau de Qualité en amélioration constante et éviter toute insatisfaction, je m’engage à …… (votre méthode) pour …… (le niveau de l’exigence de l’indicateur du référentiel).

Ce qui est important, c’est la description de la méthode et non le résultat. C’est la manière dont vous allez décrire le chemin pour atteindre le résultat. C’est le “comment” (et éventuellement “avec quoi”).

Version 2 - le document "maître" de votre organisation

Au risque de vous décevoir, il n’y a pas d’ordre, pas de modèle type à un manuel qualité car il doit contenir la substance essentielle de votre vision et de votre fonctionnement pour délivrer des prestations professionnelles (de qualité) et obtenir la satisfaction de vos clients et vos équipes !

S’il vous chante de faire votre manuel qualité sous forme de B.D. ou de sketchnote, allez-y !

Chez OK Solution, pour être sûres de donner un sens concret et pratique à votre manuel Qualité, nous avons décidé d’organiser les indicateurs dans un ordre différent en suivant une logique

Avant – Pendant – Après la formation et au fil de l’eau de votre activité.


Ainsi, vous retrouvez votre façon actuelle de travailler et vous améliorez, si besoin, vos procédures pour atteindre les exigences du référentiel unique.

L'accompagnement pour

Obtenir la certification Qualiopi

accompagnement qualiopi

Un accompagnement personnalisé avec une chargée de mission dédiée et formée à l’ISO 19011 qui vous aide à mettre en place un système simple et intégré à votre organisation actuelle. Nous vus accompagnons jusqu’à l’obtention de votre certification. La mallette (outils Qualiopi) est incluse. 

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