Check-list lancement formation : la feuille de recueil de l’analyse des besoins Qualiopi
#Template-Word-modifiable
Un document Word modifiable pour tracer, session par session, l’analyse des besoins, le cadre de sécurité et le recueil d’accessibilité handicap. Prêt à archiver. Prêt pour l’audit.
Vous avez un protocole d’ouverture de formation. Mais avez-vous une trace écrite de ce qui s’est dit ? Des besoins exprimés ? Des ajustements prévus ? C’est exactement ce que cherche un auditeur Qualiopi sur les indicateurs 4, 10 et 12.
Cette feuille de recueil structure la prise de notes pendant ou juste après le lancement : analyse des besoins des participant·es, cadre de sécurité retenu, besoins d’accessibilité identifiés, ajustements pédagogiques prévus. Un document par session, classé dans votre dossier qualité.
Ce document est le compagnon de traçabilité de la fiche outil Analyse des besoins handicap en formation (4,90€). Il peut aussi s’utiliser de façon autonome si vous avez déjà votre propre protocole d’ouverture.
Ce que vous allez recevoir
Un fichier Word d’une page, entièrement modifiable, à personnaliser à votre en-tête et à imprimer ou remplir en ligne avant chaque session. Il couvre les 3 étapes clés du lancement :
- Analyse des besoins : tableau 10 lignes pour noter les attentes, le niveau, le vécu et le contexte de chaque participant·e avec colonne commentaire
- Accessibilité handicap : cases à cocher par type de besoin identifié et zone dédiée aux adaptations mises en place
- Cadre de sécurité : 5 règles types à cocher, option proposé/co-construit, espace pour les règles ajoutées par le groupe
- Synthèse : deux colonnes pour noter les attentes hors périmètre à recadrer et les ajustements pédagogiques prévus
Pour qui et dans quels cas ?
Ce document s’adresse à tout·e professionnel·le de la formation qui souhaite structurer et tracer son recueil de l’analyse des besoins Qualiopi, session par session, sans créer de document de zéro.
- Vous utilisez déjà la fiche outil Lancer sa formation en confiance et cherchez le document de traçabilité qui va avec : c’est exactement celui-ci.
- Vous préparez un audit Qualiopi et devez produire des preuves concrètes sur les indicateurs 4, 10 et 12 : une feuille complétée par session constitue une trace directement présentable.
- Vous êtes responsable pédagogique d’un OF ou d’un CFA et souhaitez une trame commune pour harmoniser les pratiques de vos formateur·rices, avec un document de recueil identique pour toutes les sessions.
- Vous travaillez avec des publics variés et avez besoin d’un recueil de l’analyse des besoins accessibilité handicap structuré, documenté et archivable.
Mode d’emploi
Imprimez le document ou ouvrez-le sur votre ordinateur avant la session. Complétez le tableau d’analyse des besoins pendant ou juste après le tour de table, pendant que les informations sont encore fraîches. Les sections accessibilité et cadre de sécurité se remplissent en quelques coches au fil du lancement.
En fin de session, prenez 5 minutes pour compléter la synthèse : attentes hors périmètre à recadrer, ajustements pédagogiques prévus. C’est cette section qui constitue la trace la plus exploitable pour votre amélioration continue
Format : Word modifiable (.docx), mise en page A4
Langue : Français, écriture inclusive
Licence : Usage interne libre, diffusion commerciale interdite
Informations complémentaires : compatible Word 365+. Si vous rencontrez un souci de compatibilité avec votre logiciel, contactez-nous simplement : nous vous fournirons le fichier dans le format attendu (Google Docs, PDF, etc.).
Une trace écrite, pas un rapport
Ce document n’est pas un compte rendu à rédiger après coup. Il se complète pendant ou juste après le tour de table, en quelques minutes, avec les informations encore fraîches. L’objectif est d’avoir une trace exploitable sans effort de mise en forme. Ces informations vont vous guider tout au long de votre animation, afin de vous assurer que vous restez en lien avec les besoins du groupe et de chaque bénéficiaire individuellement.
La section synthèse est particulièrement pensée pour votre « bilan formateur » : en deux colonnes, elle distingue ce qui était hors périmètre (et a été recadré) des ajustements pédagogiques effectivement prévus. C’est exactement une possibilité pour démontrer ce que les indicateurs 4 et 10 demandent.
Ce document répond aux trois questions en une page.
Ce que ça couvre côté Qualiopi
En suivant ce protocole à chaque session, vous documentez naturellement trois indicateurs :
- Indicateur 4 : analyse des besoins des bénéficiaires, dont les personnes en situation de handicap (étapes 2 et 4)
- Indicateur 10 : adaptation du parcours en fonction des besoins recueillis (étapes 2 et 4 et ajustements)
- Indicateur 12 : engagement des bénéficiaires dans le parcours (étape 3, cadre de sécurité co-construit)
Conditions d’utilisation
Ce que vous pouvez faire : personnaliser ce document à votre en-tête, l’utiliser pour toutes vos sessions, le partager avec votre équipe pédagogique et l’intégrer à vos dossiers qualité.
Ce que vous ne pouvez pas faire : la revente ou la diffusion commerciale de ce document est interdite sans autorisation écrite d’OK Solution.
Besoin d’aller plus loin ?
Vous n’avez pas encore la fiche outil ?
Ce document de traçabilité est conçu pour fonctionner avec la fiche Analyse des besoins handicap en formation — le protocole complet en 4 étapes pour structurer le lancement de vos sessions.
Découvrir la fiche outil (4,90€ HT) →
Vous vous demandez où vous en êtes sur les indicateurs Qualiopi liés au handicap ?
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Pourquoi ce document ?
Le recueil de l’analyse des besoins Qualiopi est souvent la partie la moins bien documentée des dossiers qualité — non par manque de sérieux, mais parce qu’il n’existe pas de trame simple, opérationnelle et cohérente avec ce qui se passe réellement en salle.
Ce document est conçu pour combler exactement ce manque : une page, trois étapes, une synthèse. Rien de superflu. Tout ce qu’un audit demande.
Téléchargez le document
Une trame Word modifiable pour tracer chaque lancement de formation : analyse des besoins, accessibilité handicap, cadre de sécurité, ajustements prévus. Prêt pour l’audit Qualiopi dès la première session.
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