« Mon équipe ne comprend pas Qualiopi, alors je me tape tout ! »
Si cette phrase résonne en vous, vous souffrez peut-être du syndrome du lave-vaisselle appliqué à la qualité.
Vous connaissez cette situation ? Vous demandez à votre moitié (ou colloc’ !) de remplir le lave-vaisselle.
Résultat : les assiettes sont mal rangées, les couverts en désordre, et la casserole prend toute la place.
Alors vous soupirez, vous recommencez… et vous finissez par ne plus rien demander. « De toute façon, on n’est jamais mieux servi·e que par soi-même !«
Dans 80 % des structures que j’accompagne – à Aix-en-Provence, à Marseille comme à Paris – je retrouve exactement la même mécanique avec Qualiopi. Sauf que cette fois, les conséquences dépassent largement un évier qui déborde.
Quand la responsable qualité devient l’intendante de Qualiopi
Marie, directrice pédagogique d’un CFA de 45 personnes, me confie avec épuisement :
« J’ai essayé de déléguer la collecte des preuves. Résultat ? La formatrice a refusé de m’envoyer ses supports prétextant un copyright de propriété intellectuelle. Le responsable pédago a oublié d’envoyer les émargements sur la promo hors les murs. Et maintenant, je cours partout pour récupérer les pièces manquantes (quand ce n’est pas pour les créer carrément… j’ai honte et j’en peux plus. »
Ça vous parle ? Cette tendance à reprendre en main ce qui n’est « pas (assez bien) fait » ? Et bien, moi je dis que ça transforme les responsables qualité en super-héroïnes épuisées. Vous courez dans tous les sens, vous récupérez, vous corrigez, vous reformatez…
Et pendant ce temps, votre équipe s’habitue à ce que vous fassiez le travail à leur place.
Exactement comme pour le lave-vaisselle : plus vous reprenez derrière, moins les autres apprennent. Et plus vous vous épuisez.
L'obsession du "parfait" qui paralyse l'appropriation collective
Le piège, c’est de confondre « conforme » et « parfait ».
Prenons un exemple concret : les feuilles d’émargement. Je vous préviens, je caricature pour l’exemple 😅
Version « lave-vaisselle parfait » : Les émargements doivent être remplis à l’encre bleue, les signatures parfaitement alignées, pas de rature, format PDF uniquement en paysage.
Version « lave-vaisselle propre » : Les présences sont tracées de façon lisible, les signatures sont identifiables, le document est exploitable pour justifier la réalisation de l’action.
Dans le premier cas, vous passez votre temps à courir (gronder ?) après vos formateurs.
Dans le second, vous vérifiez que l’essentiel est là : la preuve que la formation a bien eu lieu avec les bonnes personnes et vous pouvez suivre les absences (et abandons éventuels > indicateur 12).
Je l’ai dit. L’exemple est caricatural.
La morale de l’histoire ? Dans la version « vaisselle propre », vos équipes peuvent agir en autonomie. Elles comprennent le sens derrière la demande et s’approprient la démarche. Elles se RESPONSABILISENT.
Dans la version « parfaite », elles savent que vous allez passer derrière et finissent par attendre puis par ne même plus essayer.
Comment sortir du cycle infernal : la méthode de la vaisselle collaborative
1. Expliquer le "pourquoi" avant le "comment"
Quand vous demandez à quelqu’un de remplir le lave-vaisselle, vous n’expliquez probablement pas pourquoi il faut rincer les assiettes avant ou pourquoi c’est plus facile de mettre les casseroles au fond. C’est évident pour vous que si on optimise le rangement, on en met davantage (et au passage c’est mieux pour la planète !).
Bref. Pour Qualiopi, c’est pareil.
Au lieu de dire : « Il faut absolument que les CV soient à jour dans les dossiers formateurs », essayez : « Nous devons pouvoir justifier que nos formateurs ont bien les compétences pour enseigner ce qu’ils transmettent. C’est pour cela que nous gardons leurs CV actualisés dans chaque dossier. »
Le résultat ? Vos équipes comprennent qu’il s’agit de crédibilité pédagogique, pas de bureaucratie. Et là, magie : elles deviennent force de proposition !
2. Définir ensemble les critères du "assez bien"
Organisez un atelier avec vos équipes pour définir collectivement vos standards qualité. Pas les vôtres imposés, les leurs co-construits ! (on reste en vigilance quand même sur le référentiel qualiopi dont vous gardez les frontières !)
Prenons les comptes-rendus de réunions pédagogiques.
Au lieu de vous épuiser à courir après (pour parfois les écrire vous mêmes), demandez à votre équipe : « Qu’est-ce qui doit absolument figurer dans ces comptes-rendus pour qu’ils soient utiles au projet et que vous gardiez trace de ce qui avance ? »
Vous verrez : les personnes concernées sont souvent plus exigeantes que vous ne le pensiez !
Et surtout, une fois quand on a participé à définir les règles, on la respectent naturellement (ou du moins plus facilement !).
3. Accompagner au lieu de reprendre
C’est le point le plus difficile : résister à l’envie de reprendre ce qui n’est « pas assez bien ». À la place, posez des questions ouvertes :
- « Comment pourrions-nous améliorer cette fiche pédagogique pour qu’elle réponde mieux aux attentes qualité ? »
- « Que manque-t-il selon toi pour que ce dossier soit complet ? »
- « À ton avis, un auditeur comprendrait-il notre démarche avec ces éléments ? »
Cette approche transforme vos collaborateurs en détectives qualité plutôt qu’en exécutants passifs.
L'appropriation collective : quand toute l'équipe devient actrice de la qualité
Imaginez un instant : vos formateurs anticipent la collecte des preuves. Vos assistants pédagogiques repèrent spontanément les points d’amélioration. Votre équipe administrative propose des solutions pour simplifier les process.
C’est exactement ce qui se passe quand on sort du syndrome du lave-vaisselle !
Sarah, responsable qualité d’un organisme de formation de 25 personnes, témoigne : « Avant, j’étais la seule à penser Qualiopi. Maintenant, c’est devenu un réflexe collectif. Mon équipe me propose même des améliorations ! »
Cette transformation ne s’improvise pas. Elle nécessite de :
- Faire confiance à l’intelligence collective de vos équipes
- Accepter que « différent » ne veut pas dire « faux »
- Faciliter plutôt que contrôler
- Valoriser les initiatives et les progrès, même imparfaits
La qualité vivante plutôt que la qualité subie
Au final, qu’est-ce qui compte vraiment ? Que vos apprenants développent leurs compétences dans de bonnes conditions ? Ou que vos classeurs soient parfaitement étiquetés ?
Je ne dis pas que l’organisation n’est pas importante.
Je dis que l’obsession du détail parfait peut tuer l’esprit d’appropriation de vos équipes.
Et sans appropriation, pas de qualité durable.
La vraie question à se poser : « Est-ce que mes pratiques actuelles permettent à mon équipe de grandir en autonomie sur la qualité ? Ou est-ce qu’elles la maintiennent dans la dépendance ? »
Et vous, où en est votre équipe ?
Vous vous reconnaissez dans le syndrome du lave-vaisselle Qualiopi ? Vous rêvez que votre équipe s’approprie enfin la démarche sans que tout repose sur vos épaules ?
🎯 Je vous accompagne depuis plus de 15 ans dans cette transformation vers une qualité partagée et vivante. Basée à Aix-en-Provence, j’interviens en PACA, à Paris et partout en France.
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