Vous avez peut-être lu ce que votre process de recrutement laisse passer, et vous vous êtes reconnu·e dans deux ou trois points. Bonne nouvelle, la suite ne demande ni service RH ni budget. Elle demande d’écrire quelques petites choses avant de rencontrer les gens, et de s’y tenir. Voici comment je procède avec les structures que j’accompagne.
Avant de publier l’annonce, écrivez ce que vous cherchez
C’est l’étape que tout le monde saute et c’est celle qui commande tout le reste.
Prenez une heure et posez 2 choses.
- Les missions réelles du poste, celles qui occuperont les journées, pas la version noble qu’on met dans les organigrammes. Ces missions sont coordonnées de manière globale avec les postes déjà occupés de votre organisation (pas de doublon, un cadre clair, des supervisions et des binômes éventuels pour les périodes d’absence sur les sujets essentiels).
- Et puis bien sûr, vous posez les compétences nécessaires pour réaliser correctement les missions définies et le niveau attendu sur chacune.
Séparez ensuite ces compétences en trois piles :
- ce qui est indispensable dès le premier jour,
- ce qui serait confortable,
- ce qui s’apprend une fois en poste.
La troisième pile est presque toujours plus grosse qu’on ne le croit, pourtant c’est elle qui ouvre vos recrutements. Un logiciel spécifique, une procédure interne, une certification qu’on pourrait pourtant passer en 3 jours : rien de tout ça ne justifie d’écarter quelqu’un.
Vous obtenez alors une fiche de poste. Elle vous servira à rédiger l’annonce, à trier, à mener les entretiens, à construire la grille, et plus tard à préparer l’arrivée de la personne. Bravo !
Élargir là où vous cherchez
Si vous publiez toujours au même endroit et que vous demandez toujours à la même équipe si elle connaît quelqu’un, vous recevrez les mêmes profils.
Ce n’est pas un défaut de la cooptation, c’est son fonctionnement normal : elle vous fait recruter dans les cercles de vos salarié·es actuel·les.
Gardez-la, elle marche. Ajoutez simplement un ou deux canaux que vous n’utilisez pas : une école dont vous n’êtes pas issu·e, une association d’insertion, un réseau professionnel qui n’est pas le vôtre, France Travail si vous n’y allez jamais. C’est le geste le moins coûteux de toute la liste.
Côté annonce, 3 vérifications rapides.
- L’intitulé et le texte s’écrivent au féminin et au masculin, ou dans une formulation épicène (ex : responsable, manager, formateur·ice, …).
- Chaque critère listé doit correspondre à une compétence de votre fiche de poste, sinon il saute.
- Et méfiez-vous des formulations qui filtrent sans le dire : « jeune équipe dynamique » se lit comme un critère d’âge, « parfaitement bilingue » exclut au-delà de ce que le poste demande vraiment.
Bonus : Ajoutez le déroulé du recrutement dans l’annonce. Combien d’entretiens, sur quels critères, sous quel délai vous répondez. Ça vous engage, et c’est exactement l’intérêt.
La grille d’évaluation, l’outil qui change tout
C’est la pièce centrale. Sans elle, tout le reste reste décoratif.
Reprenez votre fiche de poste et retenez cinq ou six critères, pas plus.
Des compétences, pas des qualités : « sait construire un plan de charge » plutôt que « rigoureux ». Une qualité ne s’évalue pas, elle se ressent, et on retombe dans le feeling, alors qu’une compétence, c’est évaluable (et encore mieux par de la mise en pratique).
Associez à chaque critère une échelle courte, de 1 à 4 par exemple, avec pour chaque niveau une phrase qui décrit ce qu’on observe. Vous pouvez pondérer si certaines compétences pèsent plus que d’autres. Restez simple, une grille compliquée finit dans un tiroir.
L’usage, ensuite, tient en deux règles. Chacun·e remplit la sienne seul·e, immédiatement après l’entretien, avant toute discussion. Puis on compare les grilles et on discute des écarts. C’est dans ces écarts que les biais se voient : quand quelqu’un a mis 4 là où les autres ont mis 2, il y a une raison, et elle est intéressante à entendre.
L’entretien : une trame, la même pour tout le monde
Point préalable, vous l’avez compris en lisant la 1ère partie de cet article. L’entretien se réalise à plusieurs (2 au minimum mais pas toute l’équipe, ce qui risquerait de déstabiliser des candidat·es). Et prévenez en amont ! Par exemple : vous serez reçue par F. notre directrice, C. le manager du service ainsi que R. notre RH.
Préparez vos questions à l’avance, à partir des critères de la grille, et posez-les à toutes les personnes rencontrées dans le même ordre. C’est ce qu’on appelle un entretien structuré, et c’est ce qui rend les candidatures comparables entre elles.
Une mise en situation vaut souvent mieux que trois questions sur le parcours. Un cas concret tiré de votre quotidien, à traiter en 20 minutes pendant l’entretien. Vingt minutes max, j’insiste : ne demandez pas 2 jours de travail gratuit à quelqu’un que vous n’avez pas encore recruté, ça écarte d’abord celles et ceux qui ont un emploi ou des enfants à gérer.
Ce qui n’a pas sa place dans un entretien : la situation familiale, les projets d’enfants, l’origine, l’état de santé, les convictions religieuses ou politiques, l’orientation sexuelle. Le test est simple, si la réponse ne change rien à votre grille, la question ne sert à rien. Elle vous expose, et elle abîme l’échange.
Et si la personne aborde d’elle-même un sujet personnel, un handicap par exemple, remerciez la de vous faire confiance avant tout puis écoutez ce qui concerne l’organisation du travail – laissez le reste de côté.
La décision, la réponse, et le salaire
Décidez à plusieurs. Comme je le disais plus haut, deux personnes peuvent suffire, la direction et quelqu’un du service concerné, à condition qu’elles évaluent séparément avant de comparer.
Souvent et sans règles claires, un jury de six personnes qui délibère à voix haute reproduit simplement l’avis de la plus expressive.
- Gardez la trace : les grilles remplies, les notes, la raison du choix final. Vous vous protégez, et surtout vous pourrez y revenir pour préparer le recrutement suivant.
- Répondez à tout le monde, y compris négativement, et dites pourquoi en une phrase honnête. Vous aidez la personne à comprendre sur quoi travailler, et vous laissez une bonne image de votre structure. Deux minutes par candidature, et c’est pourtant une pratique si rare…
Dernier point, celui qu’on oublie souvent : la rémunération. Si vous n’avez pas de grille de salaire, chaque embauche se négocie au cas par cas, et les écarts qui en résultent ne tombent jamais au hasard (notamment si je commence à vous parler d’égalité Femmes-Hommes, mais c’est un autre sujet !). Bref, une fourchette par famille de postes suffit à faire disparaître le problème. Facile à dire mais c’est un travail important et structurant.
Ce qui ne suffit pas
Trois choses reviennent souvent et méritent d’être remises à leur place.
- Le CV anonyme aide au tri, mais il ne protège que la première étape : ce qu’on a voulu rendre invisible apparaît souvent à l’entretien. Il ne remplace pas une grille, il la complète éventuellement.
- La charte diversité affichée dans le couloir ne change rien à vos recrutements si vos annonces et vos entretiens restent identiques. Votre équipe repère très vite l’écart entre ce qui est dit et ce qui est fait.
- Et la sensibilisation isolée, une matinée une fois tous les deux ans, a le mérite d’exister mais s’essouffle vite. Ce qui tient, ce sont des documents à jour et une méthode que les gens appliquent parce qu’elle leur simplifie la vie et pose un cadre clair sur ce qui est possible et ce qui ne l’est pas.
Si vous employez au moins 300 personnes, c’est une obligation.
L’article L1131-2 du code du travail, issu de la loi Égalité et Citoyenneté du 27 janvier 2017, impose aux entreprises d’au moins 300 salarié·es et aux structures spécialisées dans le recrutement de former leurs équipes chargées du recrutement à la non-discrimination à l’embauche, au moins une fois tous les cinq ans.
En dessous de ce seuil, rien ne vous y oblige.
L’interdiction de discriminer, elle, s’applique à toutes les structures, quelle que soit leur taille, et les 26 critères reconnus par la loi ne connaissent pas d’effectif minimum.
Vos questions
Combien de temps pour mettre une procédure de recrutement inclusif en place ?
Selon d’où vous partez, souvent une matinée pour la fiche de poste et la grille du premier recrutement suffisent. Ensuite, les deux se réutilisent et s’ajustent. Le vrai coût est au démarrage, pas dans la durée.
Peut-on privilégier une candidature pour diversifier son équipe ?
Non. En tous cas, ce n’est pas ma posture (ni celle de la Défenseure des droits). Réserver une offre à un profil, ou écarter systématiquement les candidatures qui ne servent pas votre objectif de mixité, reste une discrimination, même avec une bonne intention derrière. Ce que vous pouvez faire, c’est élargir vos canaux de recherche pour que davantage de profils postulent, puis évaluer tout le monde avec la même grille.
Que faut-il garder par écrit ?
Les fiches de poste, les annonces, les grilles remplies et la raison du choix final. L’action en réparation d’une discrimination se prescrit par 5 ans à compter de sa révélation, ce qui donne l’ordre de grandeur. Côté données personnelles des candidat·es, la conservation est encadrée par le RGPD, alignez-vous sur votre politique interne.
Ce sujet s’inscrit dans une démarche diversité et inclusion plus large, à l’échelle de toute l’organisation.
Se faire accompagner
Je forme des équipes et des directions au recrutement inclusif, en entreprise comme en organisme de formation. On ne déroule pas un modèle théorique : on regarde vos annonces, votre façon de trier, vos entretiens, et on construit ensemble la fiche de poste et la grille qui vous manquent, sur un poste réel que vous avez à pourvoir ou sur des cas simulés. Ces formations sont généralement finançables sur votre budget formation professionnelle, selon votre OPCO.
Découvrir la formation recrutement inclusif
Pour finir
En résumé
Un recrutement inclusif n’est pas un recrutement plus long ni plus compliqué. C’est un recrutement où vous savez ce que vous cherchez avant de rencontrer les gens, où vous posez les mêmes questions à tout le monde, et où vous pouvez expliquer votre choix. Le reste suit.
Commencez par un seul poste, celui que vous avez à pourvoir maintenant. Et dites-moi lequel des chantiers vous paraît le plus difficile à installer chez vous, c’est souvent instructif pour que je puisse mieux vous guider ensuite !
