Fiche de poste Référent·e Qualité Qualiopi (modèle 2026)
#Template-Word-modifiable
Structurez votre pilotage qualité autour d’un rôle clé, facilitateur et stratégique
Un modèle Word prêt à l’emploi, spécifique à Qualiopi, pour formaliser la coordination de votre système de management de la qualité et répondre à l’Indicateur 18 (coordination des missions) et à l’Indicateur 21 (évaluation des compétences).
Ce que vous allez recevoir
Cette fiche de poste modifiable comprend tout ce dont vous avez besoin pour recruter, intégrer et piloter votre référent·e Qualiopi avec clarté et cohérence.
Un document structuré en 4 pages, prérempli et adapté à votre branding : présentation du poste, 4 piliers de missions alignés sur le RNQ, guide de déploiement en 4 étapes, et surtout, une matrice d’évaluation des compétences (techniques et comportementales) que vous utiliserez à chaque moment clé du parcours de votre collaborateur·ice.
Pour qui et dans quels cas ?
Cette fiche de poste s’adresse à tous les organismes de formation (indépendants, CFA, prestataires de VAE ou bilans de compétences) qui souhaitent structurer et formaliser le rôle de leur référent·e Qualiopi. Plus généralement, elle intéresse tout responsable RH ou directeur·rice cherchant à clarifier ce poste stratégique.
Vous l’utiliserez pour :
- Recrutement. Basez votre annonce sur ce modèle et utilisez la matrice de compétences comme guide d’entretien pour évaluer les candidat·es de manière objective et transparente.
- Intégration. La fiche de poste devient une feuille de route pour la prise de fonction : le ou la nouvelle référent·e comprend immédiatement ses missions, ses responsabilités et les attentes attachées à son rôle.
- Évaluation annuelle et suivi de carrière. La matrice de compétences n’est pas un document ponctuel : vous la réutilisez à chaque entretien professionnel pour mesurer la progression, identifier les besoins de formation et valoriser les acquis (indicateur 21 et indicateur 22)
- Audit Qualiopi. Ce modèle formalise votre approche de la coordination RH (Indicateur 18) et constitue une trace tangible de la structuration interne de votre système qualité.
Mode d’emploi
Le modèle de cette fiche de poste est simple à adapter. Le document vous propose 4 étapes de déploiement :
- personnaliser le périmètre selon votre organigramme,
- valider et pondérer les missions avec votre direction,
- exploiter le document comme un outil polyvalent (recrutement → intégration → évaluation),
- communiquer la fiche finalisée à l’ensemble des équipes.
Chaque section est conçue pour être modifiée :
- ajustez les missions selon votre taille et vos priorités,
- sélectionnez le rattachement hiérarchique qui vous convient (Direction, Responsable pédagogique ou RAF),
- définissez le périmètre exact (formation continue, VAE, apprentissage, bilans).
Informations complémentaires. Compatible Word 365+. Si vous rencontrez un souci de compatibilité avec votre logiciel, contactez-nous simplement : nous vous fournirons le fichier dans le format attendu (Google Docs, PDF, etc.).
Une vision : facilitation plutôt que contrôle
La différence majeure de ce modèle : il repositionne le rôle de référent·e Qualiopi comme un·e facilitateur·ice au service des équipes et de l’amélioration continue positive, plutôt que comme un·e contrôleur·e distant·e.
Cette vision, rarement mise en avant dans les fiches de poste génériques, s’appuie sur quatre piliers de missions :- pilotage du système de management de la qualité,
- accompagnement et formation des équipes,
- conformité documentaire et préparation aux audits,
- intégration des enjeux de diversité, équité et inclusion (DEI).
Chaque mission est rédigée avec des responsabilités concrètes et des références directes aux indicateurs Qualiopi pertinents. L’objectif : que votre référent·e comprenne non seulement quoi faire, mais pourquoi c’est important pour la performance globale de l’organisme.
Au cœur de la fiche de poste Référent Qualité Qualiopi ? Une matrice d’évaluation des compétences réutilisable
Contrairement aux fiches de poste classiques, cette matrice n’est pas un document unique versé au dossier lors du recrutement. Elle est un outil de management que vous réutilisez à chaque moment clé : lors de l’entretien de recrutement (pour évaluer le candidat·e), en fin de période d’intégration (pour mesurer les progrès), lors de l’entretien annuel (pour suivre la progression et identifier les formations nécessaires).
La matrice distingue les compétences techniques (maîtrise du RNQ, réglementation FPC, gestion de projet, outils de qualité) et comportementales (pédagogie, intelligence relationnelle, leadership transversal, rigueur, esprit d’analyse, orientation solution). Chaque compétence bénéficie d’une légende précise : maîtrisé, acquis, en cours d’acquisition, à développer.
Diversité, équité, inclusion : une dimension intégrée
Ce modèle de fiche de poste intègre naturellement les enjeux de DEI dans le quatrième pilier de missions. Votre référent·e devient ainsi acteur·rice de l’accessibilité, de la compensation du handicap, de la collaboration avec le ou la référent·e handicap et de la prévention des discriminations.
Important : si votre structure n’a pas encore développé une expertise interne sur ces sujets, nous sommes là pour vous accompagner : Formations en DEI, audit d’accessibilité pédagogique, coaching de votre référent·e qualité, découvrez nos prestations complémentaires ! OK Solution « Accompagnement DEI »
Conditions d’utilisation
Ce modèle est une fiche de poste type, propriété d’OK Solution. Vous pouvez le personnaliser, l’adapter à votre structure et l’utiliser librement en interne. Vous pouvez également le partager auprès de vos équipes, de vos prestataires (cabinets RH, consultants) ou de votre organisme certificateur dans le cadre d’un audit Qualiopi.
Vous ne pouvez pas le revendre, le republier en ligne ni le distribuer comme vôtre. En cas de question sur l’étendue de vos droits d’usage, contactez-nous
Besoin d’une version adaptée ou d’un accompagnement sur mesure ?
Ce modèle de fiche de poste couvre les bases et vous met en autonomie. Si vous souhaitez une version entièrement personnalisée (selon votre secteur d’activité, votre taille, vos spécificités), ou si vous avez besoin d’une aide pour structurer votre gouvernance qualité en amont, nous proposons des prestations de conseil.
Pourquoi cette ressource ?
Structurer le rôle de référent·e Qualiopi n’est pas optionnel : c’est un socle de l’Indicateur 18 (coordination des ressources humaines) et une condition de la durabilité de votre système qualité. Pourtant, beaucoup d’organismes de formation cherchent longtemps avant de trouver une fiche de poste adaptée (soit trop générique, soit trop complexe).
Ce modèle réconcilie deux objectifs souvent opposés : fournir un document utile et immédiatement applicable, tout en reflétant une vision stratégique du rôle.
Au lieu de faire de votre référent·e un·e exécutant·e de tâches administratives, nous vous proposons de la ou le positionner comme un·e pilote de l’amélioration continue, un·e animateur·rice d’équipes et un·e facilitateur·ice du changement.
Cette posture change tout : elle attire les meilleur·es candidat·es, elle motive votre référent·e, elle facilite l’adhésion des équipes à la démarche qualité.
Passez à l’action
Vous avez une fiche de poste générique et vous sentez qu’elle ne reflète pas votre volonté ? Vous n’avez pas encore formalisé ce rôle et vous hésitez où commencer ? Ce modèle est fait pour vous.
Dès réception, vous recevrez un fichier Word complètement modifiable. Vous pourrez l’adapter en 30 minutes et l’utiliser immédiatement pour recruter, intégrer ou évaluer votre référent·e Qualiopi.
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