La fiche de poste du référent qualité Qualiopi : l’outil essentiel pour réussir votre démarche Qualiopi
Au cœur de la démarche Qualité d’un organisme de formation se trouve la ou le référent qualité Qualiopi, véritable chef d’orchestre du système qualité (et souvent maître incontesté de la réussite des audits).
Souvent nommé par défaut (rarement par plaisir), majoritairement en doublon de son poste actuel (connaissez-vous le don d’ubiquité ?)…
Nous allons analyser ensemble les détails de la fiche de poste “parfaite” du référent qualité Qualiopi, un document clé pour structurer votre démarche et garantir la coordination générale des missions (indicateur 18 de Qualiopi – entre autres !).
En réalité, connaissez-vous exactement les missions d’un Responsable Qualiopi ? Comment formaliser son rôle et éclaircir le contour de son poste ?
Pourquoi une fiche de poste dédiée est nécessaire sur le poste de Référent Qualiopi ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons l’importance d’une fiche de poste bien construite pour le responsable qualité.
Une fiche de poste :
– clarifie les responsabilités et les attentes du poste (chacun son métier et les vaches/moutons seront bien gardés)
– permet d’allouer le temps et les ressources nécessaires (on est d’accord que quand on est déjà à 120% sur son poste, il est important de prendre conscience que Qualiopi ne va qu’ajouter de la charge à la bande passante…)
– facilite la coordination avec les autres services (bis pour les moutons)
– sert de base pour évaluer la performance (je sais que nous n’en sommes pas encore là sur Qualiopi mais savoir si on fait bien son métier, c’est important même pour l’estime personnelle non ?)
> De plus, disposer d’une fiche de poste formalisée est un élément qui peut être attendu lors de l’audit Qualiopi. C’est donc un document à préparer avec soin surtout s’il peut vous servir lors de vos entretiens d’évaluation et d’évolution… !
Les missions essentielles du responsable qualité Qualiopi
1. Pilotage de la certification Qualiopi
Le responsable qualité est le garant de la mise en œuvre et du suivi de la démarche qualité. Ses principales missions dans ce domaine sont :
– Élaborer et mettre à jour la politique qualité (coordination, responsabilisation, fonctionnement général)
– Définir les objectifs qualité en lien avec la direction
– Planifier les actions d’amélioration continue
– Suivre les indicateurs qualité
2. Gestion documentaire
Un système qualité efficace repose sur une documentation maîtrisée. Le responsable qualité doit :
– Créer et mettre à jour les procédures qualité (ou du moins participer à la formalisation avec les équipes opérationnelles).
– Veiller à la cohérence de l’ensemble des documents (objectif simplification !)
– Assurer la diffusion et l’accessibilité des documents (plus ce sera galère pour les équipes, moins elles s’empareront de la qualité… objectif empowerment !)
– Former les équipes à l’utilisation du système documentaire (j’aurai peut-être du commencer par là !)
Vous préférez écouter que lire ? Ça tombe bien, on fait aussi un podcast !
L’épisode s’appelle « Référent Qualiopi : Véritable Dieu Shiva ». A tout de suite dans vos écouteurs !
3. Animation et sensibilisation
Transition parfaite… il ne suffit pas de former les équipes sur la bonne utilisation des documents et de faire attention à utiliser la V12.3 de tel modèle… La (ou Le) responsable qualité joue un rôle clé dans la diffusion de la culture qualité au sein de l’organisme :
– Organiser des réunions qualité régulières (et les rendre opérationnelles et pertinentes… si c’est pour parler de la V12.4, il est important que ce que les personnes invitées soient concernées)
– Former et sensibiliser les équipes aux enjeux de la qualité (quand tu n’as pas envie de ramer, tu le fais mal (ou pas) – quand tu comprends à quoi sert de ramer (= avancer) et que tu mets tes collègues en difficulté quand tu ne le fais pas, il y a de fortes chances que ça fonctionne mieux !)
– Communiquer sur les avancées de la démarche et du plan d’amélioration continue (PAC) (et vous, vous aimez conduire les yeux bandés sans GPS ?)
– Impliquer l’ensemble du personnel dans l’amélioration continue (bon ça, c’est digne d’une phrase ChatGPT et pourtant c’est la partie la plus intéressante de la qualité… on en reparlera)
4. Préparation et suivi des audits Qualiopi
Sans audit, pas de Qualiopi.
Les missions du Référent Qualiopi pourraient se détailler ainsi :
– Planifier et organiser les audits internes (avant d’aller passer le grand oral, c’est toujours plus confortable de s’entraîner un peu !)
– Préparer les éléments de preuve pour les audits externes (les athlètes vous le diront, sans préparation, pas de médaille !)
– Accompagner les auditeurs lors de leurs visites (contrairement à ce qu’on pense, l’auditeur aime être aimé. Il a besoin de compagnie et donc de vous.)
– Suivre la mise en œuvre des actions correctives post-audit (l’audit, c’est le moment de vérité… enfin quelqu’un d’externe qui vient évaluer vos pratiques… et si non-conformités il y a, actions de correction doivent se mettre en place pour libérer le certificat coincé !)
5. Veille réglementaire et normative
La veille, ce n’est plus un secret, c’est un point essentiel du Référentiel National Qualité. Ils ont même réussi à y consacrer 3 indicateurs.
La majorité du temps, c’est la ou le Responsable Qualiopi qui s’y colle pour les 3 indicateurs. Dans un monde parfait, il ne pourrait s’agir que de – à minima :
– Assurer une veille sur les évolutions réglementaires et normatives
– Analyser l’impact de ces évolutions sur le système qualité
– Proposer et mettre en œuvre les adaptations nécessaires
6. Gestion des aléas, difficultés et réclamations
Le traitement des écarts et la satisfaction client sont au cœur de l’amélioration continue. J’ajouterai même la satisfaction des équipes (après le “customer success”, le “Team Success”) :
– Mettre en place un système de remontée des aléas et des difficultés (voire des réclamations)
– Analyser les causes racines des problèmes identifiés
– Proposer et suivre la mise en œuvre des actions correctives
– Traiter les réclamations clients et mesurer leur satisfaction (au minimum pour répondre à l’indicateur 31).
Compétences et qualités requises
Pour mener à bien ces missions, vous l’avez compris la ou le responsable qualité est un héros du quotidien.
Il ou elle doit posséder un ensemble de compétences et qualités :
– Maîtrise des principes et outils de la qualité (roue de Deming, QQOQCP, …)
– Connaissance approfondie du référentiel Qualiopi (et de son histoire / contexte)
– Capacités d’analyse et de synthèse
– Aisance relationnelle et pédagogie
– Ecoute active et reformulation positive
– Rigueur et organisation
– Capacité à travailler en transverse
Le défi du double rôle
Il est fréquent que la mission de responsable qualité soit confiée à un collaborateur·ice occupant déjà une autre fonction dans l’organisme. Cette situation présente des avantages (connaissance de l’entreprise, légitimité) mais aussi des défis (on s’en doute !) :
– Gestion du temps : il est essentiel de définir précisément le temps alloué à la mission qualité (et quand on ne sait pas encore l’estimer, suivre attentivement pour pouvoir ajuster au fil de l’eau)
– Positionnement : le responsable doit pouvoir agir de manière transverse, au-delà de son service d’origine et doit être accueilli en tant que tel (on vient de parler de héros juste au dessus 😉
– Formation : un accompagnement peut être nécessaire pour acquérir les compétences spécifiques à la fonction (et pour ça, il existe plein de possibilités, on en parle si besoin !)
Conclusion : formaliser pour réussir
La fiche de poste du responsable qualité est bien plus qu’un simple document administratif.
C’est un outil stratégique pour structurer votre démarche Qualiopi et garantir son succès.
En formalisant clairement les missions, les responsabilités et les moyens alloués, vous donnez à la mission de Référent Qualiopi toutes les (bonnes) cartes en main pour piloter efficacement votre système qualité.
Prêt à franchir le pas ? Ça tombe bien… 💝
Comme on aime vous faciliter la tâche chez OK Solution, on vous propose de télécharger notre modèle de fiche de poste personnalisable (n’hésitez pas à l’adapter à votre contexte !). Bonne route vers une démarche qualité maîtrisée et performante !