La Veille Qualiopi : cauchemar ou alliée ?

Les défis des Référents Qualiopi face à la veille

Commençons par poser les bases : la veille, vous le savez, peut sembler lourde et chronophage.

Vous manquez de temps, vous vous sentez submergé·e par la surcharge cognitive.

À cela s’ajoute une tonne de questions : par où commencer ? Que chercher, et surtout, comment trouver des informations pertinentes sans y passer vos journées ?

On ajoute à ça un autre challenge : mobiliser votre équipe. Souvent, vous avez l’impression d’être seul·e face à cette obligation, avec des collègues qui voient votre mission comme une contrainte plutôt qu’une opportunité.

Et puis, arrive la question fatidique : qu’allez-vous montrer le jour de l’audit ? Comment tracer et formaliser votre veille pour prouver qu’elle est réellement exploitée ?

Prenons un exemple : imaginez un OF qui manque une évolution clé, comme la publication d’une nouvelle version du guide de lecture Qualiopi. Résultat ? Des ajustements de dernière minute, du stress inutile et, parfois, des non-conformités à l’audit. Tout cela aurait pu être évité avec une veille bien structurée.

Comment transformer la veille Qualiopi en alliée ?

Alors, pourquoi cette fameuse veille est-elle si importante ? Parce qu’elle peut devenir un véritable atout stratégique.

Plutôt que de la subir, on va l’envisager comme un levier pour améliorer vos pratiques…

1. Anticiper les risques et rester en conformité (indicateur 23) Vous connaissez l’adage : « Nul n’est censé ignorer la loi. » Suivre les évolutions réglementaires vous évite des erreurs coûteuses et vous permet d’anticiper sereinement.
2. Rester compétitif sur votre marché (indicateur 24) Sentir les besoins émergents, être au bon endroit des attentes du monde professionnel : voilà ce que la veille stratégique peut vous offrir. et entre nous, rien ne vous empêche d’intégrer une petite veille concurrentielle à cet endroit (j’dis ça, j’dis rien)
3. S’inspirer des innovations technologiques et pédagogiques (indicateur 25) Imaginez pouvoir délivrer une prestation de formation qui combine les outils les plus modernes et les méthodes les plus efficaces. La veille rend cela possible. De nouveaux outils arrivent régulièrement sur le marché. Vous avez le droit (et même je vous le conseille !) de ne pas tous les adopter… mais il est possible que dans le lot, certains puissent rendre vos prestations soit pédagogiquement meilleures, soit fassent gagner du temps aux équipes pédagogiques…
4. Favoriser l’inclusion et l’accessibilité (indicateur 26) Et enfin, ne l’oublions pas : le handicap, ce n’est pas que les personnes en mobilité réduite. La veille vous aide à enrichir vos pratiques pour accueillir tou·tes les apprenant·es. Du sous-titrage des vidéos, aux solutions financières, rester en veille sur ces sujets vous permettra de vous sensibiliser et à terme proposer des services accessibles au maximum de personnes, quelque soit leurs besoins.

Vous voyez, la veille n’est pas juste une contrainte : c’est une compétence qui peut transformer votre façon de travailler. Donc passons à l’action !

Les étapes pour une veille Qualiopi efficace

Comment on fait ? En 5 étapes !

Etape 1 : Structurer sa veille pour plus d’efficacité

• Définir les sources fiables : Choisissez des sources variées et fiables. Il y a des acteurs incontournables comme des petits sites web modestes (tel que celui d’OK Solution 😉 ce qui compte de vous assurer que l’article est pertinent et qu’il ne dit pas n’importe quoi. L’expérience sur ces sujets vous aidera. Le FOMO (fear of missing out), la peur de manquer une info croustillante, est à prendre en considération… Mon retour d’expérience : mieux vaut peu mais de bonne qualité. A force d’avoir 58 mails de veille non lus toutes les semaines, j’ai fini par sélectionner la crème de la crème et je m’oblige à la lecture de quelques mails le matin avant de commencer (lecture rapide d’abord et marqueur de suivi si besoin d’y revenir !)

• Choisir les bons outils : Utilisez Feedly pour centraliser vos sources, Pocket pour sauvegarder les contenus importants, et Trello ou Notion pour organiser tout cela. Vous pouvez aussi vous créer une boite mail “newsletter@votresociete.fr” pour les catégoriser… bref, des solutions sont possibles pour ne pas polluer votre boite de réception principale et ne pas vous sentir submergées !

Étape 2 : Organiser le partage et l’exploitation des informations

• Créez un canal de veille collaboratif, accessible à votre équipe, sur Teams, Slack ou même WhatsApp. Que vous soyez seule au début à l’alimenter, ce n’est pas un souci. Encouragez le rebond, créez de l’énergie autour. Taggez vos collègues selon les centres d’intérêts. Et soyez juste sur un ton informatif quand cela ne les concerne pas mais qu’ils “doivent” savoir. Exemple : la V9 de qualiopi est sortie, ca ne vous dit pas grand chose mais sachez que je travaille sur les changements impactants. Pour en savoir + contactez moi et sinon vous pouvez retourner à votre quotidien, je reviendrai vers vous au moment voulu !

• Prévoyez des points réguliers pour partager vos découvertes et valider ensemble ce qui est pertinent pour votre organisation.

Étape 3 : Intégrer la veille dans le Plan d’Amélioration Continue (PAC)

• Exploitez les données collectées : testez les innovations en petit groupe, anticipez les évolutions légales en créant des « chantiers » de mise en conformité.

• Transformez tout cela en objectifs et en résultats en indicateurs mesurables : satisfaction des apprenant·es, réduction des non-conformités…

• Le tableau d’amélioration, ca mériterait un article à lui tout seul . Quand on met une ligne dedans, on se demande toujours “pourquoi je le fais”, qu’est ce que je cherche à réaliser en faisant ça et qu’est ce que je veux atteindre ?
  (ex : il y a un vrai intérêt sur cette nouvelle application Qiwy qui vient de sortir pour simplifier le suivi des sessions de formation, on va le tester pendant 3 mois avec l’équipe X ou Y, l’objectif c’est de vérifier si les collègues ont gagné du temps et/ou de la sérénité et si moi en tant que RQ, je m’y retrouve pour aller chercher les preuves manquantes sans passer des heures à tout vérifier”… on analyse et si c’est concluant, on déploie…)

Étape 4 : Formaliser la veille pour les audits

Et pour l’audit alors ? je montre quoi ? toujours pareil :

• 1 : une Procédure : Clarifiez qui fait quoi, quand, où et comment.
• 2 : des Preuves : Montrez que votre veille a un impact concret. 

D’abord, vous pourrez montrer votre boîte mail (vous sourcez et vous collectez), ensuite les échanges sur le canal de discussion (vous diffusez..) et ensuite vous aurez relier vos actions à votre plan d’amélioration continue (vous exploitez à fond !!) (ce Qiwy, il n’est pas tombé du ciel… vous avez vu passer l’info d’une manière ou d’une autre, par un mail, par un post sur linkedin, via un webinaire, etc… c’est ca la Veille !!! c’est être en écoute de ce qui se passe).

Étape 5 : La magie de l’IA pour optimiser votre vei lle

• Pourquoi l’IA peut révolutionner votre veille : Imaginez utiliser des algorithmes pour trier automatiquement les contenus pertinents ou automatiser des alertes sur les évolutions clés. Vous définissez vos mots clés ou les sources de la veille, la magie opère, les articles sont lus et résumés…

• Avantages : on ne va pas de se mentir, vous gagnerez du temps. L’autre point, c’est que cela peut vous mettre de détecter des tendances (même souvent avant vos concurrents). L’inconvénient, c’est que si c’est mal fait, vous passez à côté de choses importantes

Avec l’IA, la veille peut vraiment devenir un jeu stratégique et inspirant.

Conclusion : Réenchanter la veille Qualiopi

Aujourd’hui, on a vu comment transformer la veille en un atout pour votre organisation : structuration, partage, PAC et automatisation.

La qualité n’est pas un but, c’est un voyage.

Un voyage que nous faisons ensemble, avec enthousiasme et ambition.

Alors, après ce nouvel article de blog, quel « petit ou grand » pas allez-vous faire dans ce voyage ?

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