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Cas Clients : audit Qualiopi de Serenity institut

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SERENITY INSTITUT est un organisme de formation qui est spécialisé dans les formations de coach professionnel.

LE CONTEXTE

La formation principale est enregistrée au RNCP.
Serenity Coach Institut est certifiée OPQF et bénéficie donc d’un audit allégé (9 indicateurs + les spécifiques formations certifiantes).
A ce titre elle a choisi de se faire audité par l’ISQ.  L’audit s’est donc déroulé sur ½ journée en présence de la Directrice de l’organisme de formation qui assure l’ensemble des missions pédagogiques et de sa référente qualité. 

L’AMBIANCE

La Directrice de l’Organisme de Formation était concentrée, l’enjeu est important ! Un gros travail de préparation avait été réalisé pour autant on peut toujours avoir oublié une information.
L’auditrice est arrivée, également très concentrée.
L’après-midi s’annonçait studieuse

L’AUDIT

Nous avions préparé un dossier de présentation de l’Organisme de Formation avec un organigramme (très apprécié d’ailleurs 😉 ) et un dossier comprenant un récapitulatif par indicateur.
L’auditrice a présenté le plan d’audit avec les indicateurs prévus, 3 indicateurs ne nous concernait pas, elle les a donc supprimés.
La Directrice de l’organisme de formation a ensuite présenté l’organisme, historique, secteurs de formation, nombre de stagiaires, typologie des stagiaires, nombre de formations annuelles, lieux, sous-traitants, développements à prévoir.
L’auditrice avait pris connaissance en amont du site et avait une bonne vision de l’organisme.
L’audit a donc commencé avec l’indicateur 1 : les questions ont été très précises sur l’ensemble de l’information donnée aux stagiaires, et a balayé de fait beaucoup d’autres indicateurs. Le programme de formation de l’organisme étant très détaillé, nous avons pu parler des méthodes et moyens pédagogiques, du suivi des stagiaires après la certification (indicateur 3) des indicateurs de performance (indicateur 2) des pré-requis (indicateur 8). 

Cette partie a duré presque 40mn, de fait les indicateurs dont nous avions déjà parlé ont été vus beaucoup plus rapidement. L’auditrice notait pour chaque indicateur les preuves observées.
L’échantillonnage s’est fait en même temps que la vérification des preuves par indicateur : par exemple pour l’indicateur 8 , nous lui avons expliqué le process et elle a regardé la réalisation dans le dossier du stagiaire de la formation choisie jusqu’à l’indicateur 12, tout allait bien 💪

Les preuves apportées correspondaient aux attentes, l’ambiance s’était détendue.
Concernant La procédure de gestion des abandons, le process décrit à l’oral n’était pas formalisé par écrit !
Remarque immédiate de l’auditrice, il est impératif de préparer ce document …
La procédure mise en place pour répondre à l’indicateur 26 a été très appréciée, notamment la création d’un tableau des compensations possibles au sein de l’organisme de formation.
L’audit s’est terminé vers 17.00, il n’y a pas eu de rapport d’audit à la fin, l’auditrice ayant noté l’ensemble des preuves au fur et à mesure et nous ayant donné ses remarques au fil de l’eau.

Résultat : 0 NCm et 0NCM

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Ça y est, c’est fini. On pense avoir tout dit… mais peut-être que tu as encore des questions ? dans ce cas, sois tout à fait à l’aise de prendre contact avec nous !