FAQ | OK Solution

FAQ

Bienvenue dans notre foire aux questions (FAQ). Vous trouverez ici toutes les réponses à vos questions concernant nos produits, nos offres d’accompagnements et la vie de notre entreprise. Vous ne trouvez pas la réponse à votre question, laissez-nous un message, cela nous permettra d’étayer notre FAQ. 

Vos questions sur nos formations

Pour s'inscrire à l'une de nos formations, il suffit se rendre sur la page de présentation de la formation par exemple : préparer et réussir sa certification QUALIOPI

Puis cliquez sur le bouton s'inscrire. Vous recevrez alors un devis. une fois votre devis validé, vous recevrez un lien de paiement du montant total de la formation. Une fois la commande validée, vous recevrez votre convention. 

Compte tenu de la crise sanitaire que nous traversons actuellement, les formations sont proposés en Visio. Dès que la situation nous le permettra nous reprendrons les formation en présentiel. 

Notre centre de formation - OK SOLUTION est enregistré au Datadock et nous avons obtenu la certification QUALIOPI par conséquent nos formations sont finançables par vos OPCO. 

La certification coûte 500 €/an pour les organismes de formation qui génère moins de 10 000€ de CA /an. Le tarif annoncé vaut pour le cycle complet donc 3 ans minimum.

Selon le tarif des formations, pour un CA de 10.000 € et un prix de formation à 400 €... cela représente donc un coût de 20€/stagiaire 🙂

C'est un budget à prendre en compte dans ses prévisionnels. Nous ne disons pas que c'est gratuit. Nous disons qu'il est budgétable.

Et c'est aussi le coût du travail engagé par des certificateurs et auditeurs formés et expérimentés qui permettront, nous l'espérons, de faire progresser et rendre meilleure la formation professionnelle.

Avant tout, je tiens à vous préciser qu'OK Solution n'est pas un cabinet de juristes et que nos réponses ne sont bâties que sur nos retours d'expériences et nos recherches personnelles.
Le fait de détenir un NDA en tant que sous-traitant est un sujet soumis à interprétation depuis de nombreuses années.
La Direccte IDF, dans son guide, indique noir sur blanc que c'est obligatoire.
Nous n'avons jamais trouvé le texte de loi officiel. Nous avons pu lire dans le passé des circulaires officielles qui disaient le contraire.

Officiellement, le NDA sert à indiquer que la "structure" qui le porte est en capacité / compétence / responsabilité d'organiser des actions de formation (ou autre).
La "structure" peut donc être également en responsabilité de ses sous-traitants et pourrait "couvrir" le risque.
Est ce que sinon cela veut dire que la formation professionnelle se résume à "animer" ? (et quid de la conception, du recrutement, de l'administratif, de l'évaluation...?)

D'un autre côté, le BPF prévoit d'indiquer le nombre de formations confiées à des sous-traitants (ce qui signifie qu'ils attendraient que les chiffres remontent depuis les BPF des sous-traitants dans la case "formation réalisées en sous-traitance") 🤔

Pour répondre à cette question, selon nous :

  1. Qualiopi n'oblige absolument pas que les sous-traitants détiennent un NDA (ce n'est écrit NULLE PART !) - par contre, l'OF a pu écrire dans ses procédures internes qu'il exigeait cela (c'est possible mais dans ce cas, ça lui appartient et le certificateur ne pourrait pas lui enlever la certification s'il ne respecte pas cette exigence... au pire, il pourrait lui poser un non-conformité... si vraiment cela met en danger la qualité des actions... et entre nous, je n'y crois pas !!!)
  2. obtenir un NDA et réaliser un BPF n'est pas une montagne infranchissable et cela pourrait résoudre le "flou" qui plane et ainsi rassurer (garder ?) votre client? 

Vos questions sur Qualiopi

28 indicateurs concernent directement les organismes de formation. Seuls 4 indicateurs du référentiels sont directement liés au CFA. Il s'agit des indicateurs :

  • 14. Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
  • 15. Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
  • 20. Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.
  • 29. Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

La certification Qualiopi est valable trois ans à compter de la date de délivrance du certificat. Attention, vous devrez néanmoins entre le 14ème et 22ème mois de certification réaliser un audit de surveillance puis un audit de renouvellement à réaliser avant la date d'échéance du certificat.

En effet, Dès lors que l’organisme de formation souhaite rendre son offre de formation éligible aux fonds publics et/ou paritaires de la formation professionnelle et ce quelles que soient ses caractéristiques, il devra être titulaire de la certification Qualiopi à compter du 1er janvier 2022.  

Les sous-traitants d’un Organisme de Formation n'ont aucune obligation d'être certifiés Qualiopi. En effet, c’est l’organisme qui facture la prestation de formation à un financeur qui doit être certifié Qualiopi.
En revanche, l’organisme doit :
• Choisir des sous-traitants disposant des compétences requises pour pouvoir concevoir et/ou animer la prestation, mais aussi évaluer régulièrement la maîtrise des compétences en question par les sous-traitants auquel il fait appel 
• Demander à ses sous-traitants de démontrer qu’ils suivent régulièrement des actions de formation, participent à des salons ou des séminaires, afin d’entretenir leurs compétences 

Il existe bien évidemment des similitudes. Les process que vous avez établi pour Datadock sont une base de travail sur lesquels vous pouvez vous appuyer. le référentiel national Qualiopi vient renforcer ces exigences. 

Datadock reposait sur un système déclaratif. QUALIOPI repose en revanche sur un système de preuves avec pour conclusion un audit de certification. 

Attention, QUALIOPI concerne bien la certification de l'organisme de formation détenteur d'un numéro de déclaration d'activité.

Non ! Attention ne pas confondre CPF et fonds mutualisés des OPCO. 

Détenir la certification Qualiopi permet de rendre une formation éligible à tous types de financements publics ou mutualisés en provenance de l’État, des régions, de Pôle Emploi et des OPCO. Pour faire bénéficier vos stagiaires de leur CPF, vous devrez enregistrer votre formation aux Répertoires Nationaux soit le RNCP soit le Répertoires Spécifiques ou faire un partenariat avec un centre d'examens détenteur d'un titre RNCP ou RS. 

Et non 🙂 Seuls les organismes de formation détenteurs d'une certification enregistrée au CNEFOP bénéficie d'un audit aménagé. 

Le référentiel Qualiopi n’impose pas d’avoir une personne dédiée au pilotage de la qualité au sein de votre organisme.

En revanche, nous vous conseillons vivement de désigner un/e référent/e afin de garantir le bon respect des process. 

Chez OK Solution, nous proposons 3 niveaux d'accompagnement et de support. 

  • La Mallette d'accompagnement à la certification

Cette Mallette est proposé au tarif de 390€HT. Elle se commande et se télécharge en ligne. Accédez à la mallette

Elle contient toutes les trames de documents indispensables et personnalisables pour répondre à chaque indicateur du référentiel. Vous trouverez également un guide de conseils pour vous aider dans la rédaction des attentes du référentiel. Un guide pour vous aider à choisir un certificateur. Avec cette Mallette vous êtes 100% autonome. 

  • La formation | préparer et réussir sa certification QUALIOPI

Cette formation de 2 jours est disponible en visio (pendant la période de crise sanitaire) et en présentiel. En savoir + sur la formation.

Cette formation est destinée aux dirigeant/es et aux personnes en responsabilité d’un organisme de formation qui souhaitent mettre
en place un système de management de la qualité efficient dans le respect du référentiel national qualité. Nous vous proposons une formation pratique à l'issue de laquelle vous pourrez intégrer les exigences du référentiel en surcouche de vos process actuels.

  • L'accompagnement personnalisé à la certification

Chez OK Solution, nous mettons à votre disposition une chargée de mission dédiée à votre dossier. La mallette est incluse dans l'accompagnement. En savoir + sur l'accompagnement

Notre accompagnement vous permet de mettre en place au sein de votre organisme de formation, un système de management de la qualité imprégné dans vos procédures actuelles. 

Cet accompagnement est aussi adapté aux nouveaux organismes de formation. 

 

OUI si vous n’avez pas démontré dans les délais impartis, le traitement pérenne des non-conformités soulevées par l'auditeur/ice au cours de l'audit initial.

FAUX. En revanche, un référent handicap est obligatoire pour les actions de formations en apprentissage.

Indicateur 18 (Critère 4), commun :

  • Le référent handicap est présent comme faisant partie de la liste des fonctions à décrire pour démontrer les capacités de coordination des intervenants internes et externes de l’organisme prestataire.
  • Il participe à la coordination s’il existe dans l’organigramme.

    Indicateur 20 (Critère 4), spécifique CFA :

  • Le référent handicap est une obligation légale.
  • L’absence d’une telle fonction entraîne une non-conformité Majeure puisque cela affecte directement l’indicateur en question.
  • Le CFA devra également démontrer que son référent handicap a été formé pour pouvoir assurer les missions demandées.

Si votre organisme de formation dispose de ses propres locaux et que vous y recevez du public alors toute personne en situation de handicap doit pouvoir y accéder, si ces locaux sont soumis au seuil des Établissements Recevant du Public (ERP).

Ce seuil en formation est de 100 personnes (voir article sur le service public).  

Votre organisme de formation est sans locaux ou dispose de locaux mixtes, ou vos locaux sont soumis ou non aux seuils ERP alors vous devrez indiquer obligatoirement sur vos supports de communication l’accessibilité de vos formations aux personnes en situation de handicap, tant sur un plan logistique (accessibilité des locaux) que pédagogique.

La question de l’accueil des personnes en situation de handicap ne se réduit pas à l'accès aux personnes à mobilité réduite. Il peut s’agir de toutes sortes de difficultés, visuelles, auditives, médicales, comportementales, intellectuelles. Vous devez vous assurer de pouvoir répondre à toutes ces questions posées par votre auditeur/ice. 

Vos questions sur l'audit Qualiopi

La direction de l’organisme prestataire doit être représentée. L’auditeur/trice sera donc accompagné.e tout au long de l’audit par le représentant de l'organisme. Ce représentant aura plusieurs missions :

  • aider l’auditeur et veiller à ce que le plan d’audit se déroule comme prévu,
  • donner les explications nécessaires et répondre aux questions de l'auditeur/ice. 
    L’auditeur/trice doit s’assurer que les processus sont définis et pilotés (rôle de la direction) mais aussi et surtout connus et appliqués (rôle des salariés de l’organisme, quelle que soit sa taille).
     

Par ailleurs, toutes les fonctions exercées au sein de l’organisme peuvent être mobilisées lors de l’audit, il doit être en mesure de répondre aux questions de l’auditeur/ice. 
En revanche, il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J  tout le personnel. 

L’audit initial est obligatoirement réalisé sur place.

L'audit de surveillance est réalisé par défaut à distance et peut, dans certains cas, être réalisé sur site.

Les tarifs de la journée d'audit varient entre 850 et 1200 € HT. Nous vous conseillons de comparer les prestataires sur le marché.  En effet, certains organismes certificateurs peuvent facturer une prestation d’audit comprenant l’intégralité des étapes de la certification, tandis que d’autres factureront individuellement certains actes en plus de la prestation d’audit. 

De base, une non-conformité est "un écart par rapport aux attendus d'un indicateur du référentiel ».

Une non-conformité est basée sur des faits incontestables (et donc vérifiable). Cela implique que l’écart constaté fait encourir un ou des risques à l’organisme et/ou aux parties prenantes (apprenants, entreprises, financeurs...). 
Une non-conformité peut être :

  • Mineure : application partielle d'un indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée ;
  • Majeure : lorsqu'un indicateur est totalement absent des pratiques de l'Organisme de formation et/ou si sa prise en compte partielle remet en cause la qualité de l'action de formation.

Le référentiel Qualiopi précise les indicateurs pour lesquels une non- conformité peut être mineure ou majeure dans d'autres :

Uniquement majeure pour les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32.

Durant la journée, l’auditeur vous indiquera les éventuelles non-conformités qu’il observera et ainsi éviter toute ambiguïté.
Les non-conformités observées sont ensuite rappelées lors de la réunion de clôture de l’audit.

Attention, la certification Qualiopi ne sera pas délivrée en cas de non-conformité majeure.

Sachez également, que cinq non-conformités mineures équivalent à une non-conformité majeure.

Enfin, les conclusions de l’audit sont transmises à l’organisme de formation selon la procédure et le délai prévus par l’organisme certificateur.

En cas de non conformité mineures, l’auditeur/trice vous demandera la rédaction d'un plan d'action que vous devrez lui présenter sous 6 mois. Votre plan d'action doit proposer des actions curatives, pour corriger la non-conformité, et des actions correctives (si nécessaire) pour éviter que l’écart ne se reproduise. Attention vos actions doivent être cohérentes. Il ne s’agit pas de corriger seulement l’action de formation concernée mais d’agir au niveau des processus de l’organisme. Vous devrez alors prouver par des éléments concrets que les actions d’amélioration ont été mises en œuvre de façon effective et que leurs résultats sont mesurables. Une fois le plan d'action validé par le certificateur, vous transmettra un certificat qui atteste atteste sa conformité aux exigences du référentiel Qualiopi sur les catégories concernées de l’article L6313-1 du Code du Travail.

En cas de non conformité majeures, l’auditeur/trice vous demandera la rédaction d'un plan d'action que vous devrez lui présenter sous 3 mois.

Votre plan d'action doit proposer des actions curatives, pour corriger la non-conformité, et des actions correctives (si nécessaire) pour éviter que l’écart ne se reproduise. 

Attention vos actions doivent être cohérentes. Il ne s’agit pas de corriger seulement l’action de formation concernée mais d’agir au niveau des processus de l’organisme.

Vous devrez alors prouver par des éléments concrets que les actions d’amélioration ont été mises en œuvre de façon effective et que leurs résultats sont mesurables.

Votre plan d'action sera alors observé par le certificateur. Après délibération s'il juge votre plan d'action cohérent, il vous transmettra votre certificat qui atteste sa conformité aux exigences du référentiel Qualiopi sur les catégories concernées de l’article L6313-1 du Code du Travail.

Vos questions sur la FPC

Heureusement que non 🙂

Pour présenter une demande de financement public ou mutualisé, vous devez avoir le statut de "Datadocké" ou avoir validé votre certification Qualiopi. A partir du 1er janvier 2022, cette certification sera obligatoire pour présenter une demande de financement public ou mutualisé. 

OUI. les déclarations d’activité sont rattachées à des “SIREN” (donc à des personnes morales ou du moins des activités professionnelles pour les professions libérales).
Si vous avez 2 structures, vous devrez faire 2 demandes et vous aurez donc 2 déclarations d’activité et 2 bilans pédagogiques et financier à fournir.

Vos questions sur notre fonctionnement

En cliquant sur le lien "se désabonner" en bas de la newsletter reçue. Ainsi vous serez désinscrit de cette liste de diffusion.

OUI cela dépend des produits et des prestations.

Vos questions sur nos mallettes

Une fois votre commande finalisée, vous recevez par email, un lien pour télécharger tout le contenu de votre mallette. Attention a bien renseigner votre adresse email (sans erreur).

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