Attestation qualité Pôle Emploi / Kairos : questions/réponses pour tout comprendre

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Attestation qualité Pôle Emploi / Kairos : questions/réponses pour tout comprendre

OK Solution est une entreprise privée qui accompagne les organismes de formation dans l’ensemble de leurs démarches qualité. Nos services d’accompagnement sont dédiés aux professionnels.
Nous n’avons aucun lien avec Pôle Emploi ou la plateforme KAIROS.

Le Pôle Emploi est devenu un financeur majeur des actions de formations.

Vous avez peut être reçu des demandes d’inscription de stagiaires demandeurs d’emploi (AIF, POEI, …).
Dans cette éventualité, obtenir l’attestation conformité qualité Pôle Emploi est obligatoire.
Comme tout financeur depuis la Loi du 5 mars 2014, Pôle Emploi doit répondre de ses obligations de contrôle sur la qualité des organismes de formation (OF) à qui il confie des stagiaires. Afin d’être enregistré dans le « Catalogue Qualité » de Pôle Emploi et pouvoir remplir des dossiers AIF (aide individuelle de formation) ou POEI (préparation opérationnelle à l’emploi individuelle), voici les 3 étapes indispensables :

  • Obtenir une Attestation de Conformité Qualité Pôle Emploi (ou communiquer sa preuve de certification si concerné)
  • Demander l’adhésion à Kairos
  • Obtenir des codes Carif-Oref pour vos sessions de formation

Pour vous aider dans votre prochaine démarche qualité, nous avons établi les questions les plus fréquemment posées à notre responsable Qualité Ok Solution.

Quel rapport entre Kairos et la validation / conformité Qualité ?

Ne pas confondre Kairos et la validation / conformité qualité. 

L’Attestation de Conformité Qualité est la version « Pôle Emploi » du Datadock. C’est gratuit et il s’agit de valider 17 indicateurs (en rapport avec les 6 critères de la Loi du 5 mars 2014)

Une fois ces indicateurs validés, votre organisme de formation sera présent dans le Catalogue Qualité de Pôle Emploi (mis à jour tous les 3 mois). 

Certains d’entre vous, s’ils avaient déjà travaillé avec le Pôle Emploi dans le passé et étaient déjà certifiés (par une certification reconnue Cnefop) ont été inscrits automatiquement dans le Catalogue Qualité. Kairos est un outil de communication, une plate-forme d’échange dématérialisant les services de Pôle Emploi pour votre suivi administratif.

Kairos, c’est quoi exactement ?

KAIROS est un outil mis à disposition des Organismes de Formation (OF) afin de faciliter les échanges d’informations sur le parcours du stagiaire.

C’est basé sur le principe d’un intranet ou un espace utilisateur chez Pôle Emploi pour gérer l’administratif de vos formations (uniquement pour les sessions qui reçoivent des stagiaires financés par Pole Emploi).

Comment faire pour adhérer à Kairos ?

Bonne nouvelle, l’adhésion est gratuite. Il s’agit de réaliser une demande sur le site du Pôle Emploi, sur le Portail Emploi, dans la rubrique DEMANDE DE CONTACT.

Pensez à vous munir de votre numéro de SIRET !

Où obtenir un Code CARIF – OREF de formation ?

Une fois les étapes précédentes validées, vous aurez accès à la saisie des AIF. Sur ce formulaire, on vous demandera un numéro N°CARIF. Pour l’obtenir, voici les étapes :

Etape n°1 : tout d’abord, l’ouverture d’un compte sur le Carif de la région où se déroulera votre formation. Et oui, plusieurs régions pour vos lieux de formation = plusieurs comptes Carif…

Etape n°2 : enregistrer vos programmes de formation

Etape n°3 : enregistrer vos dates de session => le Carif délivre un code pour chaque session de formation.

Une fois ces étapes validées, il s’agira d’être rigoureux sur le suivi des stagiaires concernés. Les formulaires AIF seront à remplir en ligne et tout le suivi du stagiaire devra être pointé sur Kairos (de son entrée à la fin de la formation, ses absences, son assiduité) . Le non-respect de ce suivi pourra entraîner des suspensions d’allocations pour le stagiaire, ou même des demandes de remboursement pour trop versé.

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