3 raisons d'en finir avec l'administratif de vos formations

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3 raisons d'en finir avec l'administratif de vos formations

[article original du 13/03/2017 – mise à jour du 7 mai 2019]

Le monde de la formation professionnelle est un parcours administratif ardu. La loi du 5 mars 2014 sur la Qualité en Formation n’avait fait que renforcer la nécessité de respecter les règles édictées et se conformer à des process définis. 

Le nouveau référentiel qualité intégrera dès 2021 un 7ème critère de qualité visant à prouver la capacité des organismes de formation à intégrer dans leurs procédures le concept d’amélioration continue (illustrée souvent par la roue de Deming).

Réellement persuadée que vous avez tout à gagner en déléguant la partie administrative de vos sessions de formation, je vais tenter de vous le démontrer par 3 raisons simples . Je vous laisserai me faire un retour si vous le souhaitez via les réseaux sociaux (Facebook Linkedin).

1- Votre temps est précieux

N’avez vous jamais entendu la phrase magique : “Profite, tu verras, le temps passe trop vite !”

Combien de temps passez-vous à remplir des conventions pour vos clients ? à répondre à leurs demandes pour les prises en charge OPCO ? 

Est-ce que les convocations sont toujours réellement envoyées dans des délais raisonnables ?

Et une fois de retour au bureau, votre formation réussie et terminée, que vous reste-t-il à faire ? Attestations, facturation, traitement des évaluations …

Au total et d’après notre retour d’expérience, il est nécessaire de consacrer entre 3h et 2 journées complètes à gérer l’administratif d’une seule session de formation interentreprises. Je pense sincèrement que ces journées devraient être occupées à autre chose comme : 

  • vous reposer,
  • vous former, améliorer vos compétences,
  • mettre au point de nouveaux programmes,
  • profiter de votre entourage,
  • chercher de nouveaux clients…

D’où la raison suivante…

 

2- Votre valeur ajoutée est ailleurs

À un moment, il faut savoir parler un peu d’argent aussi… 🙂

Combien vendez-vous votre formation ? Quel est votre prix de vente horaire ?
Normalement, la réponse est supérieure au prix de revient d’une assistante administrative (sinon revoyez vos tarifs ;))
Et par conséquent, ne serait-il pas plus judicieux que vous soyez “focus” sur un seul objectif. (Pour la liste des objectifs, cf. point 1 !)
Et pour rester centré(e) sur votre (unique et) nouvel objectif, voici la dernière raison qui vous permettra de déléguer en confiance.

 

3- La démarche Qualité est exigeante

Aujourd’hui et plus que jamais d’ici 2021, vos process administratifs devront être rodés et performants. Vous devrez en sortir des indicateurs de qualité et de performance. Il faudra “prouver” que tout fonctionne et surtout que vos clients sont contents 🙂

Vos clients, vos stagiaires se digitalisent. La signature devient électronique. L’époque Word et Excel est révolue (perte de temps, risque d’erreurs, stockage et analyse des données compliqués…)

Chez OK Solution, nous pensons que choisir un logiciel de gestion de la formation devient  incontournable et surtout va vous permettre de :

  • Sécuriser vos procédures liées à la qualité formation et obtenir des indicateurs de gestion (facturation, prévisionnel de C.A., rapport qualité, comparaison entre sessions, etc.)
  • Gagner du temps sur l’administratif et augmenter votre productivité
  • Augmenter la satisfaction de toutes vos parties prenantes (par la qualité de vos documents, la réactivité de votre organisation et la digitalisation des outils mis à leur disposition).

Avez-vous déjà pensé à externaliser la gestion administrative de votre organisme de formation ou à digitaliser vos process par l’utilisation d’un logiciel ? 

Ou le faites-vous déjà ? Dites-nous quel(s) bénéfice(s) vous en retirez…

Vous souhaitez optimiser la gestion de votre organisme de formation ? 

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